Как происходит управление закупками на предприятии

Управление закупками прямо влияет на успех и прибыльность предприятия. Само управление закупками являются частью общего процесса снабжения на предприятии. Второй же неотъемлемой частью снабжения является управление поставщиками.

Основная функция процесса закупок состоит в систематическом приобретения товаров или ресурсов, необходимых для бесперебойного процесса производства. Далее мы рассмотрим важность управления процессом закупок, из каких этапов он состоит, какие существуют стратегии закупок, этапы выбора поставщиков и для чего современные компании все чаще внедряют автоматизированную систему управления закупками (SRM).

Что такое закупки?

Закупки — это процесс приобретения товаров, услуг или работ из внешних источников для удовлетворения потребностей организации. Он включает в себя поиск поставщиков, переговоры, закупки и заключение договора на сотрудничество.

Эффективное управление закупками необходимо по нескольким причинам:

• Экономия затрат: Правильное управление закупками помогает выявить возможности экономии затрат, договориться о выгодных условиях и выбрать поставщиков, предлагающих конкурентоспособные цены.
• Обеспечение качества: Эффективная закупка гарантирует, что товары и услуги соответствуют требуемым стандартам качества и спецификациям, что способствует удовлетворению потребностей клиентов.
• Снижение рисков: Создавая надёжные процессы закупок, предприятия могут минимизировать сбои в цепи поставок, управлять рисками поставщиков и обеспечивать непрерывность бизнеса.

В сущности, эффективная закупка предполагает достижение баланса между качеством, стоимостью и сроками поставки, а также соблюдение этических и правовых норм.

Процесс закупки

Процесс закупок обычно состоит из следующих этапов:

1. Определение потребностей. Оценить и определить требования организации, учитывая такие факторы, как качество, количество, спецификации и сроки.
2. Поиск поставщиков. Выявление потенциальных поставщиков с помощью исследований, анализа рынка и использования отраслевых сетей.
3. Оценка и выбор поставщиков: Оценка поставщиков по производственных возможностям, надёжности, цене, качеству и соответствию требованиям. Выбор наиболее подходящих кандидатов.
4. Ведение переговоров и заключение контрактов. Участвуйте в переговорах для установления выгодных условий. Разрабатывать комплексные контракты, определяющие ожидания, результаты и показатели эффективности.
5. Обработка заказов. Выполнять заказы на поставку, поддерживать связь и управлять операциями.
6. Управление эффективностью работы поставщиков. Мониторинг работы поставщика, отслеживание ключевых показателей эффективности (KPI) и решение любых вопросов и проблем.
7. Налаживание взаимоотношений с поставщиками. Формирование и поддержание крепких партнёрских отношений с поставщиками для долгосрочного сотрудничества.
8. Постоянное совершенствование. Регулярно анализировать и оптимизировать процессы закупок, изыскивая возможности для экономии затрат, повышения эффективности и стратегических улучшений.

Стратегии закупок

Стратегии закупок определяют, по какому принципу организации приобретают товары или расходные материалы для производства. Существуют две основные стратегии: Push и Pull.

1. Push или толкающая стратегия.
   При стратегии «толкания» решения о закупках принимаются менеджером отдела закупок на основе прогнозов темпов производства и спроса на готовую продукцию. По другому данную стратегию можно назвать стратегией формирования запасов. Организации прогнозируют потребности клиентов и закупают ресурсы в соответствии с ними. Эта стратегия подходит для стабильных рынков с предсказуемой структурой спроса.
2. Pull или тянущая стратегия.
   Стратегия вытягивания основывается на фактическом спросе клиентов. Организации закупают товары и услуги в ответ на конкретные заказы или запросы клиентов. Этот подход идеально подходит для динамичных рынков с колеблющимся спросом.

Процесс выбора поставщиков

Выбор правильных поставщиков имеет решающее значение для успешного управления закупками.

Процесс выбора поставщика обычно проходит в 4 этапа:

1. Определение потенциальных поставщиков
   Предприятия ищут потенциальных поставщиков с помощью маркетинговых исследований, отраслевых каталогов/справочников, рекомендаций и торговых ассоциаций.
2. Оценка возможностей поставщика
   Поставщики оцениваются на основе таких факторов, как финансовая стабильность, производственные мощности, технические знания, системы контроля качества и репутация.
3. Запрос предложений (ЗП)
   Предприятия направляют ЗП поставщикам, прошедшим первичный отбор, излагая свои требования, критерии оценки и желаемые условия.
4. Оценка и выбор поставщика
   Группа по закупкам оценивает предложения, полученные от поставщиков, и выбирает того, кто наилучшим образом отвечает потребностям и ожиданиям организации.

Системы управления закупкам и (SRM)

Системы управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM) — это программные решения, которые оптимизируют и автоматизируют процессы закупок. Эти системы позволяют организациям управлять информацией о поставщиках, отслеживать заказы, контролировать производительность, оптимизировать коммуникации и анализировать данные о закупках.

Эффективное управление закупками включает в себя понимание особенностей процесса закупок, стратегический выбор поставщиков и использование систем управления закупками, таких как SRM. Отдавая приоритет совершенству закупок, организации могут добиться экономии затрат, обеспечить качество, снизить риски и создать конкурентное преимущество на рынке.