Инвентаризация и другие действия для работы со складом

Перед началом работы с остатками на складе, необходимо импортировать в систему все необходимые материалы. Далее необходима инвентаризация. Как её провести в ERP Цеховик, а также какие ещё системные действия необходимо выполнить, читайте далее.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация (иногда переучёт или ревизия) — это проверка сохранности имущества организации сопоставлением реального наличия с данными бухгалтерского учёта, а также проверка полноты отражения в учёте всех финансовых обязательств.

Инвентаризация тесно связана с термином оприходование.

Что такое оприходование?

Оприходование — первичный учёт поступивших впервые или выявленных по итогам инвентаризации материальных ценностей. Проще говоря, это отражение поступления товара в организацию и перенос его на склад хранения.

Сразу после импорта материалов в систему их количество по умолчанию равно 0. Поэтому, для дальнейшей работы нам нужно заполнить первоначальные остатки или сделать первичное оприходование.

Первое оприходование

Переходим в 

Склад → оприходование → добавить 

Далее нажимаем “добавить из справочника”, выбираем материал и вносим значение в окно “количество”. Обязательно выбираем склад сырья и сохраняем. Переходим в анализ остатков и проверяем, добавился ли наш материал на склад, увеличилось ли его количество. Таким образом мы сделали первое оприходование. 

Обратная операцию оприходованию — это списание.

Оприходование и списание это базовые операции склада.

Списание

Проведение списания ненужных или бракованных материалов в erp системе возможно двумя способами: прямым и через инвентаризацию.

Переходим в

Склад → списания → добавить

и заполняем обязательные строки: дату, склад, ответственного за списание сотрудника и причину. Затем в состав списания добавляем необходимые позиции и сохраняем.

Таким образом мы провели списание, однако правильнее делать это вторым способом, через инвентаризацию.

Проведение инвентаризации в ERP Цеховик

Склад → инвентаризации → добавить 

Нажимаем добавить новую. Выбираем склад, инвентаризацию которого мы хотим провести. Например, склад сырья. Далее из справочника выбираем нужный материал или группу.

Например, нам нужно провести инвентаризацию всей фурнитуры склада сырья, поэтому в справочнике выбираем все позиции фурнитуры, добавляем в документ и вносим фактический остаток. 

Как это происходит на реальном производстве?

Обычно кладовщик идёт на склад, и руками пересчитывает все позиции. Для удобства их можно распечатать, либо просто руками вписывать уникальные id товаров, либо названием — кому как удобнее. Главное, что мы должны занести в систему то количество материала, которое у нас есть по факту на складе.

Изначально расчетный остаток у нас нулевой, так как мы первый раз заполняем наши остатки и система ещё не знает о том, сколько и каких материалов у нас есть. Например, можно где-то проставить значения, а где-то нет, или помимо плюсовых значений, отобразить минусовые.

Далее сохраняем инвентаризацию. Однако, если мы сейчас зайдём в анализ остатков, мы не увидим никаких изменений по фурнитуре, все значения останутся нулевыми. Дело в том, что документ инвентаризации — это просто информация о том, что нужно изменить, сам по себе остатки он не меняет. Также мы видим статус, что инвентаризация проводится до сих пор.

Подробнее о заполнении статусов

Для того, чтобы изменения пришли в силу, следующим шагом нужно сделать документы списания и оприходования. Делаются они автоматически.

Документы списания и оприходования

Переходим в карточку инвентаризации.

Связанные документы → добавить → оприходование или списание

Нам нужно создать два документа, оприходование и списание, чтобы наше учётное количество пришло к фактическому, которое мы внесли в инвентаризации.

Выбираем документ оприходование. Система автоматически собирает все необходимые позиции, проставляет комментарии. Нам нужно только нажать на кнопку сохранить. То же самое можно сделать и со списанием.

Возвращаемся назад в карточку инвентаризации и видим, что статус с “проводится” сменился на “успешно проведена”. Это статус подтверждения инвентаризации, который означает, что все наши остатки совпали, мы сделали все правильно. 

Проверяем склад:

Склад → анализ остатков → фурнитура,

и видим, что заявленное количество материала при оприходовании отобразилось на нашем складе.

Мы можем проводить сколько угодно и какие угодно инвентаризации — сразу всех товаров, части товаров, можем проводить их много раз подряд, система позволяет выбирать любой удобный пользователю сценарий.

Главная цель — привести учётные данные к фактическим. 

Анализ остатков

Некоторые действия нам доступны прямо из раздела анализ остатков. Можно выбрать одну или несколько строчек с каким-либо материалом, затем перейти в массовые действия. Здесь мы можем создать оприход, списание, переместить выбранный материал с одного склада на другой, добавить его в новую инвентаризацию либо в уже существующую, обновить массово минимальный остаток по материалу. 

При нажатии на id материала открывается его карточка. Здесь можно внести изменения по самому материалу и, например, задать ему минимальный остаток.

Это основные действия по работе со складом. 

Перемещения

Предположим, что производство с нас запросило 100 саморезов или, условно, одну пачку. Значит нам нужно переместить товар со склада сырья на склад производства. Для отображения в erp системе перемещения позиций между складами есть 2 способа.

1.Перемещение через анализ остатков

В разделе:

Склад → Анализ остатков

мы можем выбрать 1, несколько или все материалы, затем снизу таблицы нажимаем на Массовые действия и выбираем «создать перемещение». Выбранные в таблице позиции автоматически добавляются в состав карточки перемещения. Нам остаётся выбрать количество товара и обязательно указать, с какого на какой склад нужно его переместить. В нашем случае — со склада сырья на склад производства, откуда материал будет списываться под заказы. Сохраняем. 

2. Перемещение через основной раздел

Аналогичное действие можно совершить и через одноименный раздел складского модуля -— «Перемещения».

Путь пользователя:

Склад → Перемещения → Добавить

В этом варианте нам нужно руками добавить нужные товары из справочника в состав карточки перемещения. Далее также указываем количество, склады перемещения и сохраняем.

Документы по перемещениям хранятся в этом же разделе.

Сверка перемещённых товаров

Заходим в анализ остатков и проверяем наличие перемещаемой позиции на нужном складе. 

В разделе анализ остатков два раза нажимаем на строку с интересующим нас материалом и переходим в его карточку. Здесь мы можем отследить все перемещения, оприходования, производственные заказы, под которые зарезервирован материал и заказы снабжения, то есть сколько позиций ожидается для поступления на склад. Из этой карточки можно сразу перейти на нужный документ для дальнейшей сверки информации.

Обороты

Обороты показывают нам движение товара за определённый период. Выбираем в фильтре “исключить товары без движения”. В появившейся таблице мы видим начало периода, которое часто равно 0, далее идут приходы товара, затем расходы и общий остаток на конец периода.

Это был полный обзор всего функционала модуля склад. Если у вас остались вопросы, вы можете связаться с нами по почте, в социальных сетях или заказать бесплатную демонстрацию всех возможностей ERP Цеховик.