Рассмотрим с вами проведение заказа в системе ERP в производстве, с момента создания в CRM до финальной стадии – отгрузки покупателю. Пройдемся по шагам на примере конкретного реального заказа.
Содержание
Начнем с настроек внешнего вида программы. Мы рекомендуем выбрать компактную тему с верхним расположением меню. Так будет легче ориентироваться в системе.
Мои настройки → Внешний вид
Рассмотрим главные составляющие нашего техпроцесса в справочнике.
В разделе Справочники мы завели все операции, которые уже имеются на производстве.
Справочники → Операции
То же самое с цехами и участками, которые относятся к тому или иному цеху.
Справочники → Цехи, Справочники → Участки.
Вот так эта структура выглядит на панели производства в соответствующем разделе.
Производство → Панель производства → Тех.карты
Участки один за другим идут по заданной последовательности. И уже распределены люди, операторы, но не на всех участках. Допустим шлифовщик будет переходить с одного участка на другой, выполнять функцию оператора на участке ОТК1 и функцию шлифовщика в столярке. Чтобы это сделать, заводим сотрудника, выставляем ему права на несколько видов операций.
Далее в своем мобильном приложении он сможет перемещаться между этими двумя участками. То есть он выбирает шлифовку и видит список работ по этому участку, выполняет их, затем переходит на участок ОТК и там видит уже список карточек, которые стоят на ОТК. И вот таким образом он может перемещаться между двумя этими участками и выполнять эти карточки работ, закрывая на себя.
У нас есть базовые материалы (Справочники → Материалы), которые были внесены в справочник при регистрации аккаунта, но мы на них внимание не обращаем. Позже мы покажем, как подгружать наши собственные материалы.
Детали (Справочники → Детали) в данном случае мы использовать вообще не будем, поскольку у нас пример производства на заказ, не серийное. Это будут кухни, корпусная мебель.
В Изделия (Справочники → Изделия) несколько тестовых изделий заведены.
Сотрудники (Справочники → Сотрудники) уже созданы под каждую задачу. Им присвоены роли: операторы, администраторы и т.д. На каждую роль можно настроить доступ к функционалу программы, а также ограничения.
В ценах (Справочники → Цены) мы определили две цены: отпускную цену и себестоимость, которые мы видим в crm системе при создании заказа.
Очень простая структура складов (Справочники → Склады). Есть склад сырья и склад готовой продукции.
И это все основные настройки, которые касаются раздела Справочники.
Давайте посмотрим раздел Настройки. В Заказы в производстве (Настройки → Заказы в производстве) определяем статусы, которые отвечают за производственные заказы. Они просто выбираются из списка, чтобы система понимала, какие статусы относятся к производственным заказам, а какие нет. Так как статусы нужны для отчетов, обязательно их указываем.
У нас списывается материал не в момент начала работ над заказом, а в конце, то есть в момент завершения работ по тех.карте. Вот эта галочка у нас не стоит.
И важный момент. Галочка возле пункта «Распределять этапы по участкам при установке статуса заказа в производстве» тоже неактивна. Это означает то, что как только мы заказ отправляем в производство, он у нас автоматически по участкам раскидываться не будет. Нам нужно будет вручную определить какой заказ какому оператору пойдет в работу.
Оператору (Настройки → Оператор) мы выводим зарплату, показываем заработок в приложении. В данном случае мы будем считать сдельную оплату труда.
В настройках СГПП (Настройки → СГПП) определяются настройки статусов на склад готовой продукции. Но поскольку в таких видах производств, как правило, отдельно приемка готовой продукции не происходит, мы эту настройку оставляем по умолчанию. Если у вас есть приемщик, который делает отдельно приемку готовой продукции на склад, эту настройку надо произвести, разобравшись с функционалом приемок.
Штрих код, в нашем случае, использоваться не будет. Эта настройка необходима больше для серийного производства.
Сценарии автоматизации мы пока тоже не настраивали. Сделаем это при необходимости в самом конце. На этом стартовая настройка аккаунта администратора ERP Цеховик завершена, переходим ко второму этапу.
Переходим в модуль CRM, Заказы покупателей.
В первую очередь настроим таблицу для более удобной работы в ней. Нажимаем на шестеренку и отмечаем наиболее важные столбцы, которые будут отображаться в таблице. Выставляем оптимальную ширину столбцов, чтобы таблица входила в поле экрана.
Завести заказ мы можем двумя разными способами.
Первый. CRM → Заказ покупателей → Добавить.
Второй. Здесь же, в разделе CRM, есть Сводная таблица заказов с кнопкой Добавить, можно и на этой странице заводить заказы.
Данные способы ничем друг от друга не отличаются, просто кому-то удобнее работать сразу в сводной таблице, чтобы видеть информацию по снабжению производства. А кому-то удобнее работать в таблице, которая предназначена для менеджеров по продажам. Ее можно более детально настроить. Выбирайте тот способ, который вам удобнее.
Заведем заказ на странице Заказы покупателей. Нажимаем кнопку Добавить. Открывается карточка заказа. Обязательные поля для заполнения отмечены звездочкой (Статус, Контрагент, Юридическое лицо, Склад отгрузки). Остальные поля, по желанию, можно оставить пустыми. Если какие-то данные не заведены еще в программу, справа от поля есть кнопка «+», с помощью которой мы можем добавить значение, не покидая форму заказа.
Заполняем форму заказа. Ставим статус «Новый заказ», заводим покупателя. В качестве контакта указываем, например, номер телефона. Выбираем тип доставки и, если известно, адрес.
Указание проекта необходимо для классификации заказов. Рекомендуем указывать его по формуле, одинаковой для всех заказов. У каждого она индивидуальна. У нас будет использоваться такая форма для физ.лиц – КЗ (клиентский заказ) 0001 0624.
В качестве канала продаж можно указать сайт или маркетплейс.
Плановая дата по договору, допустим 10.06.2024. Дату доставки, дату монтажа мы пока не знаем. В комментарии помечу, что у нас в заказе будет один объект, изделие – это шкаф на базе модели номер два. И на этом сохраняем наш пустой заказ, без состава.
Итак мы видим, что в таблицу добавился наш новый заказ. Присваиваем ему статус «Просчет». И вот на этом этапе мы ждем данные от нашего технолога, спецификацию на материалы и работы, операции.
В нашем случае мы будем работать самостоятельно, и мы заведем данные по изделию, шкафу, как только технолог их предоставит.
Есть вариант пойти другим путем – можно было бы создать в программе технолога как нового сотрудника, назначить ему соответствующую роль, настроить статусы, доступные только для него. В этом случае, как только у заказа появляется статус просчет, технолог бы сразу получил об этом уведомление, открыл заказ и завел бы новое изделие вместо нас.
Но, в качестве примера рассмотрим другой вариант, где мы заводим данные по заказу самостоятельно.
На этом шаге мы создаем изделие в заказе покупателя. Технолог прислал все данные по новому изделию. У нас есть раскрой, чертежи, общая смета на заказ.
Данные по материалам и операциям необходимо скопировать в шаблон для импорта. Шаблон для импорта можно скачать в программе. Заходим в заказ покупателя, проваливаемся в карточку нужного изделия в составе данного заказа, во вкладке «Состав» видим кнопку «Импортировать смету (материалы и/или операции)», нажимаем на нее, и внизу окна видим ссылку «Скачать пример файла».
Вот слева у меня типичная выгрузка из базиса. Наш заказ. Здесь общая смета, уже с закупочной ценой, которую мы тоже с вами сейчас импортируем, с количеством в изделии, с единицами измерения. Вот общий итог по сумме за материалы.
И еще нам сразу прислали просчитанные работы. Они полностью совпадают с нашими операциями в системе, то есть то, как они у нас заведены. По каждой операции стоит количество, цена за единицу, и общая стоимость работ.
Все эти данные мы просто берем и копируем по столбцам в наш файл импорта. Желтым цветом отмечены те столбцы, которые мы должны заполнить. Это наименование материала, артикул, единицы измерения и количество. Закупочную цену мы тоже возьмем.
Группы – это та папка в базе материалов, куда мы эти материалы положим. В данном случае, указываем корневую папку Материалы. Сейчас не будем тратить время на то, чтобы раскладывать материалы по групповым папкам. Это можно будет делать параллельно, уже работая с заказами, для удобства поиска материалов в справочнике.
В файле для импорта есть лист операции, куда мы копируем все операции, которые есть в смете. После того как данные по материалам и операциям перенесены в файл импорта, сохраняем документ. Останется только загрузить этот файл в состав изделия и мы получим готовую спецификацию.
Итак, возвращаемся в наш заказ, открываем его. Нажимаем на кнопку «Создать новое изделие».
Вписываем наименование изделия, выбираем обязательно группу. В данном случае, просто выбираем корневую группу изделий. Сохраняем наше изделие, пока пустое. В заказе в столбце «Количество» ставим один, и обязательно поставим отпускную цену, цену для покупателя. Сохраняем наш заказ.
К заказу в раздел файлы импортируем все файлы, которые нам прислал технолог. Вот так выбираем все, перетаскиваем в окно, либо загружаем с компьютера и нажимаем сохранить. Таким образом, все документы загрузились, их можно скачать, удалить, либо открыть на просмотр, если это PDF прямо в браузере.
И теперь заполненный нами файл импорта с материалами и операциями мы можем импортировать в состав изделия. Для этого открываем изделие в заказе, в составе нажимаем на кнопку «Импортировать смету», перетаскиваем или выбираем документ на компьютере. Немного ждем и готово. Все материалы импортировались. Те материалы, которые у нас в справочнике отсутствовали, в этот момент создались и добавились в состав изделия. Те, что уже были заведены в программу, они просто добавились в состав. С операциями — все точно так же. Сверяем суммы.
Сохраняем и закрываем изделие. Сохраняем и закрываем заказ. Если снова открыть заказ, вот здесь в столбце «Цена» мы увидим сформированную себестоимость изделия. Система ее рассчитала, исходя из стоимости материалов и операций после внесения состава. Еще мы видим, что автоматически сформировалась и отпускная цена. Программа также дает возможность поставить любую отпускную цену на усмотрение производителя, выбрав в поле Цены «Ввести свою цену». Давайте посмотрим, как сформировалась отпускная цена. Откуда такая цифра?
Переходим в Справочники – Цены и смотрим. Отпускная цена. Видим формулу формирования цены: материал плюс работы умножить на 4, на коэффициент. То есть вы можете формировать автоматические цены, если вам это требуется.
В данном случае, для примера, мы все-таки укажем свою цену. И сохраним заказ.
Сумма заказа поменялась. Цена материала, цена работ выводится в строке изделия.
Теперь данное изделие мы уже полностью готовы отправить в производство. Но до этого мы должны посмотреть, хватает ли нам материал для этого производства.
Есть вкладка «Материалы», и на следующем этапе мы отдельно разберем снабжение этого заказа.
На этом этапе мы рассмотрим, как работает блок снабжения, как обеспечить заказ покупателя необходимыми материалами.
Итак, мы создали новый заказ покупателя и переходим на стадию снабжения. Выставляем заказу статус «Закупка материалов». Далее открываем наш заказ и переходим на вкладку «Материалы».
В таблице мы видим следующие основные данные по материалам: количество необходимое для выполнения заказа, сколько уже заказано материалов и сколько уже принято. Цена за единицу материала, и общая сумма за количество единиц в изделии автоматически при импорте спецификации подтянулись. По мере того, как материал будет закупаться, последние закупочные цены тоже будут меняться, и сумма себестоимости будет корректироваться с учетом последних актуальных закупочных цен.
Эта возможность, которую дает ERP Цеховик очень важна и необходима, так как она позволяет экономить огромное количество времени, не придется каждый раз вручную менять цены на материалы, чтобы актуализировать себестоимость изделия. А если этого не делать, то можно понести существенные потери маржинальной прибыли при повышении цен. Также в программе есть система уведомлений, которая позволяет оперативно реагировать на удорожание материалов и принимать важные решения, например, о смене поставщика.
Доступный остаток на складе по всем материалам равен 0 и нам необходимо их закупать. Как нам все это закупить?
Для этого нужно выбрать те позиции, которые мы будем закупать у одного поставщика. Например, отмечаем заглушки, внизу нажимаем на кнопку «Массовые действия», выбираем «Создать заказ поставщику с учетом доступного количества».
Формируется новый документ. Ставим сразу статус «Отправлен запрос поставщику». Далее нужно выбрать у какого поставщика эти заглушки заказать. Если бы мы их ранее уже покупали, то вот в этой вкладке «Выбрать поставщика» был бы перечень поставщиков с последними ценами и с последними датами приемок от них. Среди них мы бы выбрали определенного поставщика. Но поскольку эти заглушки мы закупаем в первый раз, список пуст.
Значит в поле «Поставщик» необходимо выбрать поставщика из выпадающего списка базы контрагентов, если они были ранее заведены. Или добавить поставщика на месте, в данной карточке, нажав на кнопку «+» и заполнив форму.
Выставляем плановую дату приемки, когда планируем получить материалы от поставщика, тип оплаты. Это не обязательное поле, но, тем не менее, желательно его заполнить.
Комментарий у нас автоматически сформировался, что это закупка к заказу покупателя номер 3.
Теперь необходимо заполнить таблицу.
Количество материала у нас отразилось то, которое необходимо под заказ. Его можно вручную изменить, вписав свое значение.
Наименование поставщика — это название материала по документам поставщика, например, счету, смете. Допустим, мы сделали запрос поставщику на эти позиции, он нам прислал свой счет, в котором наименования материалов записаны по-другому. Но, чтобы не возникало дублей в нашем справочнике, мы свою номенклатуру ведем строго, согласно спецификациям технолога, а наименования от поставщиков могут быть разные.
Если у данного поставщика уже закупались материалы, система их запоминает и при нажатии на поле выводит в списке.
Далее заполняем количество от поставщика, согласно выставленному счету. В данном случае, допустим, поставщик нам везет в тех же единицах измерения, как и указано у нас в спецификации. Если это не так, то нужно пересчитать. Например, поставщик продает нам не в штуках, а упаковками. Определяем, сколько в упаковке штук, и вписываем количество в соответствующую колонку. Проставляем цены и сохраняем заказ.
Форма закрывается, и мы видим страницу «Заказы поставщикам». Здесь все заказы, по которым видна информация о выставленных счетах, оплатах и т.д.
Открываем документ, наш последний заказ. Переходим во вкладку «Связанные документы» и видим, как формируется цепочка связанных документов. От заказа покупателя идет связь к первому заказу поставщику
Вот заказ покупателя и вот он первый заказ поставщику от этого заказа, сформированный на ООО СнабИнвест, на вот эту сумму.
Формируем отдельный документ – счет поставщика. В счет подтягивается заполненная нами таблица из заказа поставщику. Выставляем статус «Согласован. Ожидает оплаты», выбираем плановую дату оплаты. Во вкладке «Файлы» прикрепляем счет от поставщика. Сохраняем этот документ.
Тут, возможно, два варианта. Когда мы работаем с бухгалтером, даем ему доступ к разделу, он видит этот счет, заходит в него, оплачивает и прикрепляет платежку.
Можно этот процесс, конечно, упростить, не создавать отдельный документ под бухгалтера, а сразу после заказа поставщику, сделать приемку, как только материал привезут. Но мы рассмотрим полный цикл, то, как, по идее, должно быть.
Бухгалтер счет берет в оплату, ставит статус счета «Оплачен», добавляет исходящий платеж. Здесь все данные уже проставлены, нужно только выбрать статью расхода – закупка материалов, и сохранить. Нажимаем кнопку назад, назад, возвращаемся в документ счета. Открываем вкладку «Связанные документы» и видим цепочку документов: заказ, счет, оплата.
Теперь, как только привезут материал, необходимо будет сделать приемку материалов, после чего обновятся остатки по складу. Нажимаем на счет, кнопка «Добавить» – «Приемка». Создаем документ приемки, выставляем статус «Принято», указываем необходимые данные, проверяем количество, суммы, все ли корректно и нажимаем сохранить. Вот после этого остатки по складу уже изменятся. Вернувшись обратно в заказ покупателя, во вкладку материалы, мы видим, что заказанные и принятые от поставщика материалы уже отражаются в наличии.
Таким образом, по каждому поставщику у нас своя, вот такая цепочка документов: заказ, счет, исходящий платеж, приемка. Нет обязательных документов. Можно сразу создать к заказу материала приемку на все материалы или несколько приемок, можно сделать заказ поставщику и сразу приемку без счета и исходящего платежа.
Выбирайте для себя наиболее простой вариант для начала, если у вас пока не интегрируется бухгалтер, если нет человека отдельного на приемку, нет отдельно снабженца, и вы работаете самостоятельно. Просто заведите заказ поставщику, прикрепите к нему файлы, и делайте приемку.
Если и это для вас составляет неудобство, сложность, вы можете прям сразу к заказу покупателя создать оприходование на все необходимые материалы. Заходим во вкладку «Материалы», выделяем все позиции, и через кнопку «Массовые действия» создаем оприходование. После сразу все остатки поменяются.
Выбирайте тот вариант, который вам в начале работы будет наиболее прост, наиболее легок в освоении.
Тем не менее, вариант, который мы сейчас рассмотрели, с полной цепочкой документов, он наиболее четкий, правильный и позволяет избежать множества ошибок в снабжении.
Таким образом, мы снабжаем все позиции и дальше заказ отправляем в производство.
На этом этапе мы отправим наше изделие на производственную линию. Обратите внимание, что мы не завершили процесс снабжения заказа, по-прежнему есть нехватка материала, но программа не запрещает начать производство.
Открываем заказ, выделяем строчку с нужным изделием и нажимаем кнопку «Создать заказы в производство».
Переходим в раздел «Производство» – «Все заказы» и видим изделие, в нашем случае, шкаф, которое мы запустили в производство.
Пока на участках операций по нему нет, заказ имеет системный статус «Новый» и требует от руководителя производства принятия его в работу.
Заходим в Панель производства – Тех. Карты и видим предыдущие заказы, операции по которым распределены на участках, а нового заказа под номером 5, который мы только что отправили в производство, здесь нет, потому что он у нас еще не принят и не запущен.
Чтобы заказ запустить в производство, нужно ему просто поменять статус «В производстве». Далее статусы будут меняться автоматически по мере того как операторы через мобильное приложение будут отмечать выполнение операций на своем участке. Эта функция настроена в программе.
После завершения последней операции производственный заказ получает статус «Изготовлен». Это означает, что заказ прошел все производственные участки и операции. Далее руководитель производства уже вручную должен выставить заказу статус «Выполнен», если он его принимает. Это окончательно завершает процесс по производственному заказу.
Итак, посмотрим на наш заказ в Панели производства, выбираем режим отображения по Тех. картам. Видим наш заказ появился, но без этапов и операций. Это задано в настройках программы. При необходимости можно настроить заказы производства так, чтобы этапы автоматически распределялись по участкам. В данном случае, будем распределять этапы вручную. Нажимаем на заказ и видим все заданные этапы производства.
Берем первый этап, Столярку, и определяем на каком из трех участков будет выполняться эта операция. Поскольку в нашем случае каждый участок мы завели под определенного оператора (работника), то по сути мы назначаем этот этап конкретному оператору в очередь. Для примера выберем участок Столяр 1.
Есть возможность одной кнопкой сразу все этапы по данном заказу раскидать по участкам в автоматическом режиме, просто по порядку. Нажав стрелочку вправо, вот здесь всплывает подсказка «Распределить этапы по участкам». Также можно обратно собрать сюда в заказ, вернуть этапы с участков, нажав вот эту кнопку, стрелочку влево.
Так и сделаем, нажимаем стрелочку вправо. Все этапы автоматически распределились по участкам.
Теперь давайте посмотрим глазами этого оператора как он видит свой участок. Переходим в приложение и находим наш рабочий заказ.
Если мы в правах настроим доступ оператору, то он может переходить с участка на участок прям в приложении. Допустим, он может встать на участок ОТК или на участок Шлифовки, потому что там никого нет, они свободны. У оператора настроена возможность выбирать участок и там работать.
Нажав на кнопку «Подробнее» в карточке заказа оператор может посмотреть детально информацию по заказу, либо сразу взять заказ в работу.
Как только оператор берет заказ в работу, повляется таймер обратного отсчета времени, необходимого для выполнения операции. С этой секунду оператор не может ничего делать в приложении, пока не завершит работу по заказу.
Если оператор ошибочно взял заказ в работу, или его нужно отменить по любой другой причине, оператор должен обратится к бригадиру или руководителю производства. Этот человек может убрать заказ с участка данного оператора и вернуть его в очередь только вручную, через панель производства.
Начальник производства может формировать очередь заказов, менять их порядок и распределять по участкам по своему усмотрению.
Возвращаемся, обновляем мобильное приложение оператора. Видим, что очередность заказов поменялась. Берем наш заказ в работу и завершаем. В файлах в заказе к изделию приложен файл Раскрой. Прямо с мобильного устройства оператор может открыть этот документ на просмотр.
После завершения заказа оператору начисляются деньги за выполненную операцию. В разделе «Мой заработок», уже можно увидеть первое начисление.
Итак, чтобы выполнить заказ, необходимо завершить все его этапы.
Есть два варианта. Первый – когда операторы уже интегрированы, они завершают этапы через мобильное приложение. Второй вариант – это может сделать сотрудник с ролью администратора или начальник производства, если такие права у него есть. Нужно просто перенести этап на участок и нажать на кнопку «Завершить». Обязательно на участке кто-то должен быть. В данном случае этот участок у нас пустует, оператор не назначен. Как сделать так, чтобы он там появился?
Оператор может через мобильное приложение сменить свой участок, выбрать свободный, либо можно в панели производства в режиме Операторы перенести оператора с одного участка на другой. И точно так же завершить операцию на него.
Есть еще один вариант. Если мы нажмем на шестеренку по заказу номер 5, сразу откроется Тех. карта на заказ. Видим все операции, статусы по ним, участки, бригады, сколько начислено денег за завершенные операции, цены операций и т.д. Все можно менять. И прямо здесь можно завершить операции по заказу. Как одну операцию, так и несколько, отметив необходимые, через кнопку «Массовые действия» – Завершить из очереди. Обязательно, в таком случае, на каждую операцию должен быть назначен оператор, так как, по логике, операция без оператора не может быть выполнена, и кому тогда будет начислена оплата за выполненную операцию. Не забывайте каждое действие сохранять!
Большинство в программе и информацию по тех. картам можно видеть в разных разделах и карточках. Для начала предлагаем работать в панели производства, так как это самый простой способ для старта.
Итак, все этапы были отправлены на завершение, в панели производства в режиме тех. карт их уже нет.
Возвращаемся в производственный заказ. Раздел «Производство» – Все заказы. Он получил статус «Изготовлен», так как все этапы завершены, подсвечены зеленым цветом. Техкарта тоже получила статус завершена, так как все операции по ней закончены.
Если мы, допустим, обратимся к складу, раздел «Склад», зайдем в обороты, возьмем любую позицию материала, которая у нас участвовала в заказе, мы увидим, что по ней уже произошло списание.
Для этого два раза кликаем по строчке в этом отчете, внизу страницы видим обороты по документам с информацией на основании чего, сколько, откуда и когда был списан материал.
Таким образом производственный цикл заказа считается завершенным. В CRM системе мы также видим, что заказ изготовлен. Осталось лишь отправить заказ на монтаж или в доставку покупателю.
И финальная цепочка документов – это отгрузка. В заказе открываем вкладку «Связанные документы», нажимаем на кнопку «Добавить», выбираем «Отгрузка покупателю». Основные поля документа заполняются автоматически. Выбираем необходимый статус отгрузки, тип оплаты, если нужно, и сохраняем документ.
Таким образом, полностью жизненный цикл заказа завершен, от заведения до отгрузки. Нам остается работать дальше с отчетами, финансами.
Зарегистрируйтесь и получите демо-доступ ко всему функционалу ERP Цеховик
Или запишитесь на демонстрацию в Skype или Zoom. Наш менеджер позвонит вам в рабочее время и ответит на все ваши вопросы.
Это бесплатно. Жми 👇🏻
Подпишись на Telegram
ПодписатьсяСодержание
Подпишись на Telegram
Подписаться