Выбрать ERP обычно проще, чем заставить её работать. Программа может быть удобной, а через три месяца заказы снова ведут в Excel и мастер всё так же носит листочки.
Дело редко в самой программе. Ниже собраны сложности, с которыми собственник может что-то сделать сам, лучше всего до старта.
За внедрение никто не отвечает
Систему купили, сотрудникам дали доступы и сказали «разбирайтесь». У каждого есть основная работа, поэтому настройкой занимаются вечером, когда останется время. Обычно оно не остаётся.
Нужен один человек, которому вы выделите время и дадите полномочия: решать, как называть статусы и кто что заполняет, и добиваться, чтобы участки действительно перешли на новый порядок. От вас тоже кое-что зависит. Пока собственник просит отчёты в старых таблицах, команда делает простой вывод, что новая система необязательна.
На эту тему есть подробная статья: «Как не забросить внедрение ERP-системы».
Данные оказываются не готовы к переносу
Один и тот же материал записан в трёх вариантах, половина позиций давно не используется, остатки в таблице не совпадают с полками. Загрузите это как есть, и новая система с первого дня покажет неправду. Вернуть доверие к ней потом будет сложнее, чем почистить файл сейчас.
До загрузки стоит сделать три вещи:
- Почистить справочники: убрать дубли и договориться о едином правиле названий. Чем опасны дубли, мы разбирали в статье «Дубли номенклатуры в ERP-системе».
- Решить, что переносить. Хватит того, с чем вы работаете сейчас, архив за прошлые годы может остаться в старых файлах.
- Провести инвентаризацию перед стартом складского учёта, чтобы начальные остатки совпадали с полками.
В Цеховике материалы, остатки, изделия и сметы загружаются из Excel по готовым шаблонам. Но шаблон перенесёт и все ошибки, которые были в файле, поэтому чистку он не заменяет.
Нет норм и расценок
Нормы расхода живут в голове у технолога, расценки лежат в старом файле. Без них система не посчитает ни потребность в материалах, ни себестоимость, ни сдельную оплату.
Описывать сразу весь каталог не нужно. Начните с изделий, которые делаете чаще всего, и заполните для них техкарты: материалы с расходом на штуку, операции с нормой времени и расценкой. Если точной нормы нет, поставьте примерную. Сравнение плана с фактом покажет, где она расходится с жизнью, и вы её поправите.
Цех не хочет работать в системе
Бывает, что мастера соглашаются на собрании и продолжают работать как раньше, а рабочие отмечают операции пачкой в конце смены или не отмечают вовсе. Опасения можно понять: обязанностей прибавилось, а выработку теперь видит руководство.
Помогает вот что:
- Заранее объясните, что изменится лично для рабочего. Например, начисления можно будет проверить по операциям, и спорить по памяти не придётся.
- Покажите приложение у станка, на реальной операции. Обычно это занимает около 15 минут, и нужен только телефон.
- Начните с участка, где мастер готов помочь. Соседним участкам будет видно, как это работает.
- Если оплата сдельная, договоритесь, что выработка считается только по отметкам в системе, и назовите дату перехода.
Пытаются запустить всё сразу
Заказы, склад, планирование, зарплату и интеграции решают включить одновременно. Вопросов становится больше, чем успевает разобрать ответственный, и команда устаёт раньше, чем видит пользу.
Проще идти этапами, и пусть каждый даёт результат, заметный людям. Одни начинают со склада, чтобы сразу получить точные остатки, другие с заказов на одном участке. Порядок зависит от того, что у вас болит сильнее.
Старый учёт продолжают вести параллельно
На время перехода решили вести и таблицы, и систему. Через месяц данные расходятся, работы стало больше, а люди верят таблицам, потому что привыкли к ним.
Короткая сверка полезна, но у неё должна быть дата окончания. Назовите её заранее и по каждому процессу определите день, после которого старый файл открывают только для чтения. Если данные в системе вызывают сомнения, исправляйте их там и не возвращайтесь к таблице.
Систему подгоняют под старые привычки
Расхождение с привычным порядком часто вызывает одну реакцию: «надо доработать программу». Запуск вязнет в настройках, хотя иногда за такой просьбой стоит процесс, который никто давно не пересматривал.
Сначала пройдите стандартный путь заказа и посмотрите, что реально мешает, а что просто непривычно. Цеховик настраивается в интерфейсе: участки, операции, статусы, роли. Заказную разработку мы не продаём, поэтому если для вас принципиален редкий процесс, проверьте его до покупки, на демонстрации или в пробном периоде.
Непонятно, как система работает рядом с 1С
Бухгалтер и производство по-разному понимают, где что ведётся, и одни и те же документы вводят дважды.
До запуска договоритесь, какая система за что отвечает и какие документы куда попадают. В связке с Цеховиком производство и управленческий учёт ведутся в нём, а бухгалтерия остаётся в 1С: документы загружаются в 1С:Бухгалтерию 8.3 (настольную версию) и 1С:УНФ, вводить их повторно не нужно. На бесплатном тарифе интеграция подключается отдельно. Позовите бухгалтера в этот разговор сразу, не дожидаясь конца первого месяца.
От системы ждут результата на следующий день
Через две недели собственник спрашивает, где обещанная точная себестоимость, а данных для неё ещё нет. Разочарование приходит раньше результата.
Польза появляется постепенно. Сначала вы видите, где находится заказ. Когда заполнены склад и техкарты, становится понятно, чего не хватает и сколько стоит изделие. Сравнивать план с фактом имеет смысл после того, как через систему целиком прошли первые заказы.
В Цеховике базовые настройки можно внести за неделю, а небольшое производство в среднем запускается за месяц. Точный срок зависит от объёма данных и от того, сколько времени запуску уделяют люди, поэтому гарантировать его мы не можем. Что влияет на бюджет, разобрано в статье «Сколько стоит внедрение ERP для производства».
Как понять, что внедрение идёт нормально
Количество заполненных справочников мало о чём говорит. Смотрите на поведение людей:
- новые заказы заводят только в системе;
- мастер смотрит очередь работ на экране и больше не просит распечатку;
- на планёрке открывают отчёт из системы;
- снабженец закупает по расчёту, который видит в программе;
- ответственный приходит к вам с конкретными вопросами, без жалоб «никто не пользуется».
Если ничего этого нет, ищите причину в сложностях выше. Дело обычно поправимо, пока команда не решила, что проект умер.
Кто может помочь
Проходить через всё это в одиночку необязательно. В Цеховике есть три пути запуска: самостоятельно по базе знаний, онлайн с нашим интегратором или с партнёрами, которые берут на себя выезд на производство, регламенты и обучение на месте. Что входит в каждый вариант, описано на странице «Внедрение».
Сомневаетесь, подойдёт ли система вашему производству? Запишитесь на демонстрацию и возьмите с собой пример заказа или изделия: интегратор покажет, как завести его в Цеховике.
