Таблиц перестаёт хватать в трёх местах. Первое — сроки: вы не можете заранее сказать, когда выйдет заказ и какие заказы опоздают. Второе — деньги: прибыль по заказу, цены материалов и остатки на складе становятся известны задним числом. Третье — люди: ответ на любой вопрос держится на конкретном сотруднике, и без него работа встаёт.
Ниже десять признаков, разложенных по этим группам. Для каждого есть проверка на 10 минут по вашим собственным данным: заказам, таблицам, переписке. Дальше сказано, чем признак грозит и что меняет учётная система. Если нужно сначала разобраться, что такое ERP, начните со статьи «Что такое ERP и зачем оно нужно».
Сроки: заказ выходит не тогда, когда обещали
1. Срок клиенту называют на глаз
Менеджер спрашивает мастера, мастер прикидывает в уме, и клиент получает дату, за которой нет расчёта.
Как проверить. Возьмите десять последних отгруженных заказов и сравните обещанную дату с датой отгрузки. Если обещанную дату не удаётся найти ни в таблице, ни в переписке, признак засчитан сразу.
Чем грозит. Срок зависит от настроения мастера, а не от загрузки цеха. Переносы и скидки за просрочку становятся привычными.
Что меняет система. Дата выхода считается по нормам времени на операции и очереди на участках, и менеджер видит её в заказе до разговора с клиентом. Причины срывов подробно разобраны в статье «Как избежать срывов сроков на производстве».
2. О просрочке узнаёте от клиента
Как проверить. Откройте список заказов в работе и попробуйте отметить те, что не успевают к сроку. Без похода в цех и звонков мастеру.
Чем грозит. Сорванный срок становится новостью в день отгрузки, когда уже поздно менять очередь или предупреждать клиента.
Что меняет система. Заказ, у которого прогноз выхода позже крайнего срока, подсвечивается сам, за дни до отгрузки. Как это устроено, показано на странице «Срываются сроки».
3. Срочный заказ ломает весь план
Как проверить. Вспомните последний срочный заказ, который поставили вперёд. Можете назвать, какие заказы из-за него сдвинулись и на сколько?
Чем грозит. Цех работает в режиме аврала: один участок завален, другой простаивает, а последствия всплывают через неделю.
Что меняет система. Вы меняете приоритет, план пересчитывается, и сразу видно, чьи сроки ушли. Посчитать загрузку участков вручную поможет статья «Коэффициент загрузки оборудования».
Деньги: прибыль и запасы видны задним числом
4. Прибыль по заказу неизвестна
Как проверить. Возьмите заказ, закрытый в прошлом месяце, и посчитайте, сколько на нём заработали на самом деле: материалы по факту списания, брак, переделки, работа, доставка. Если в итоге есть только плановое число из калькуляции, признак ваш.
Чем грозит. Выручка растёт, а денег больше не становится, и непонятно, какие изделия и клиенты тянут прибыль вниз.
Что меняет система. Плановая себестоимость складывается из техкарты, фактическая — из списаний, выполненных операций и расходов по заказу. Формулы и примеры есть в статье «Расчёт себестоимости готовой продукции».
5. В калькуляции старые цены материалов
Как проверить. Откройте таблицу, по которой считаете цену изделия, и сравните цены пяти главных материалов с последними счетами поставщиков.
Чем грозит. Поставщик поднял цену, а калькуляция об этом не знает. Маржа тает понемногу на каждом заказе, и заметно это только по итогам года.
Что меняет система. Закупочная цена обновляется при приёмке материала, себестоимость изделий меняется вместе с ней. Как выстроить закупки, рассказано в статье «Управление закупками на производстве».
6. Остатки в таблице не сходятся с полками
Как проверить. Выберите пять ходовых позиций, пересчитайте их на складе и сравните с таблицей.
Чем грозит. По документам материал есть, а на деле нет, или наоборот. Отсюда закупки «на всякий случай» и деньги, которые месяцами лежат на стеллажах.
Что меняет система. Материал списывается на заказ по нормам из техкарты, ручное списание проводится с причиной, а инвентаризация показывает расхождения. Подробнее в статье «Складской учёт на производстве».
7. Материал заканчивается внезапно
Как проверить. Посчитайте срочные закупки за прошлый месяц: те, о которых узнали в день запуска заказа или когда рабочий подошёл к пустому стеллажу.
Чем грозит. Заказ стоит, а материал докупают дороже и с самой быстрой доставкой.
Что меняет система. До запуска видно, обеспечен ли заказ материалом, а количество к закупке считается по нормам расхода с учётом остатков и того, что уже едет от поставщиков. Без норм такой расчёт не работает, поэтому начните со статьи «Норма расхода материала». Разбор самой проблемы есть на странице «Материалы заканчиваются внезапно».
Люди: всё держится на нескольких сотрудниках
8. Статус заказа выясняют звонками
Как проверить. Спросите менеджера, где сейчас любой заказ из работы, и посчитайте, скольким людям он позвонил или написал, прежде чем ответить.
Чем грозит. Мастер полдня ходит по участкам, менеджер пересказывает заказ в чате, размеры и комплектация теряются по дороге.
Что меняет система. Рабочий отмечает выполненную операцию, и статус меняется у всех сразу. Похожие ситуации собраны на странице «Заказы теряются в чатах».
9. Технология хранится в голове одного человека
Как проверить. Допустим, технолог ушёл в отпуск. Кто составит смету на новое изделие и где он возьмёт нормы?
Чем грозит. Пока этот человек недоступен, новые заказы ждут. Если он уволится, технологию придётся восстанавливать по памяти остальных.
Что меняет система. Состав изделия, операции, нормы и чертежи хранятся в карточке изделия и попадают в каждый заказ. Как составить такую карту, описано в статье «Технологическая карта производства».
10. Сдельную зарплату считают несколько дней
Как проверить. Узнайте, сколько времени ушло на расчёт зарплаты за прошлый месяц и сколько было споров с рабочими.
Чем грозит. Выработку собирают из тетрадей, расценки сводят вручную, а каждый спор решается по памяти мастера.
Что меняет система. Начисление считается по каждой отмеченной операции и её расценке. При споре можно открыть список операций, из которых сложилась сумма. Виды сдельной оплаты и расчёт разобраны в статье «Сдельная оплата труда на производстве».
Самопроверка: сколько признаков совпало
Шкала ниже — правило редакции, а не результат исследования.
| Совпало | Что это значит | Что делать |
|---|---|---|
| 0–2 | Обычные трудности, таблицы пока справляются | Наведите порядок в одной таблице или процессе и вернитесь к списку, когда заказов станет больше |
| 3–5 | Таблицы тормозят работу в одной-двух группах | Найдите группу с наибольшим числом совпадений и проверьте систему на этой задаче |
| 6–10 | Сроки, деньги и люди расходятся каждый день | Пора выбирать ERP и планировать запуск |
Посмотрите и на то, как распределились совпадения. Три признака в одной группе указывают на точечную проблему: если все они про склад, возможно, хватит складской программы. По одному-два признака в каждой группе означают, что данные расходятся между отделами, а эту задачу и решает общая система.
Когда ERP пока рано
Даже при нескольких совпадениях бывают причины подождать.
Объём маленький. Если заказов мало и всё помещается в одну таблицу, которую ведёт один человек, система добавит работы: данные придётся вносить, а выигрыш будет небольшим.
Некому вести запуск. Нужен человек, который отвечает за внедрение: заводит справочники, учит коллег, доводит первые заказы. Если такого человека нет и в ближайшие месяцы не появится, система останется недонастроенной. Что ещё обычно мешает, разобрано в статье «Сложности при внедрении ERP».
Порядок работы не устоялся. Если каждый месяц меняются ассортимент, маршрут изделия или схема оплаты, сначала договоритесь, как вы работаете. Программа закрепит тот порядок, который в неё внесут, вместе с беспорядком.
Как начать, если признаков много
- Выберите группу, где больше всего совпадений, и смотрите системы прежде всего по ней.
- Оцените бюджет: подписка, время сотрудников на запуск, помощь интегратора. Статьи расходов перечислены в разборе «Сколько стоит внедрение ERP».
- Разбейте запуск на шаги: справочники, перенос данных, тестовый заказ, полный переход. Порядок описан в статье «Этапы внедрения ERP на производстве».
- Проверяйте систему на своих изделиях и заказах: на демонстрационных данных многие вопросы не всплывают.
Что входит в производственную ERP и на что смотреть при выборе, собрано на странице «ERP-система для производства».
Как эти признаки закрывает Цеховик
В Цеховике дата выхода заказа считается по нормам и расписанию участков, а заказ с прогнозом позже крайнего срока подсвечивается красным («Планирование и загрузка»). Обеспеченность материалами видна до запуска, себестоимость считается по закупочным ценам и расценкам операций, а рабочие отмечают операции в телефоне, и по этим отметкам начисляется сдельная зарплата. Сводка собирается на рабочем столе руководителя: например, виджет «Заказы в риске» показывает заказы, которым не хватает материалов («Отчёты и контроль»).
Как добавить виджет, описано в базе знаний: «Заказы в риске», а прогнозы готовности по всем заказам показывает диаграмма «Заказы покупателей — план». Проверить систему можно на своих данных: новым аккаунтам открыт полный доступ на 30 дней, потом остаётся бесплатный тариф на одного пользователя без ограничения по сроку («Тарифы»). Запускаться можно самостоятельно по базе знаний, онлайн с интегратором или с партнёром, подробности на странице «Внедрение».
