Дублирование номенклатуры на складе — это ситуация, когда один и тот же материал или товар учитывается в ERP-системе под разными названиями. Например, один и тот же лист ЛДСП (ламинатно-древесностружечная плита) может быть назван «ЛДСП белый 16 мм» у одного поставщика и «ЛДСП 16 мм white» у другого.

К чему приводят дубли номенклатуры

В результате на складе образуются повторы одинаковых материалов, что приводит к множеству проблем:

  • Излишки на складе: Система может показывать, что на складе есть недостача по одному наименованию и излишки по другому, хотя фактически это один и тот же материал. Это создает ложное впечатление дефицита или переизбытка.
  • Ошибки в заказах: Снабженцы могут заказывать материал снова, считая, что он отсутствует, когда на складе уже есть аналогичный товар под другим названием.
  • Сложности в управлении остатками на складе: Дубликаты затрудняют планирование и контроль уровня запасов, поскольку сложно оценить реальные остатки материалов.
  • Проблемы с отчетностью и аналитикой: Неправильный учет дубликатов усложняет анализ закупок, складских остатков и себестоимости продукции.

Устранение дубликатов

В ERP-системе «Цеховик» данная проблема решена с помощью специального подхода — системы синонимов материалов. Как это работает:

  1. Только технолог отвечает за наименование материалов и полуфабрикатов. Например, технолог задает стандартное название для конкретного материала: «ЛДСП 16 мм белый». Это название является базовым и используется для всех внутренних процессов компании, включая производство и складской учет.
  2. Снабженцы закупают материалы у разных поставщиков под разными наименованиями. Каждый поставщик может использовать свое название для материала, например, «Белая плита ДСП 16 мм» или «ДСП ламинат белый». Однако, несмотря на различия в названиях у поставщиков, в системе этот материал будет числиться как один и тот же — «ЛДСП 16 мм белый», поскольку при приемке он зачисляется на склад именно под «производственным» наименованием.
  3. Учет по складу идет по одной позиции, а не по нескольким. Все одинаковые материалы, поступающие от разных поставщиков, попадают на склад под одним и тем же наименованием. Это исключает дублирование и упрощает работу с материалами на складе.

дубли номенклатуры

Как работает система синонимов

Система синонимов материалов позволяет связать различные наименования одного и того же материала. Внутри ERP-системы задается соответствие между базовым наименованием, утвержденным технологом, и наименованиями от поставщиков. В результате даже если товар поступает на склад под другим названием, он будет зачислен в систему под единым наименованием.

Преимущества такого подхода

  • Единый учет: Вся номенклатура на складе ведется по единым стандартам. Это позволяет исключить расхождения и дублирование.
  • Упрощение управления запасами: Легко отслеживать фактические остатки, планировать закупки и контролировать приход материалов.
  • Оптимизация работы снабженцев: Снабженцы могут спокойно закупать материалы у разных поставщиков, не беспокоясь о возможных расхождениях в названиях товаров.
  • Точность отчетности и аналитики: Поскольку в системе отсутствуют дублирующиеся позиции, отчетность становится более точной, что помогает принимать правильные управленческие решения.

Порядок действий: от технолога до снабженца

  1. Технолог определяет наименование материалов и деталей. Важно, чтобы технолог, опираясь на характеристики материалов, задавал стандартизированные названия. Например, для листа ЛДСП задается название «ЛДСП 16 мм белый». Это имя будет использоваться во всех внутренних документах, связанных с производством, закупками и складом.
  2. Создание синонимов. В момент приемки от поставщиков снабженец вводит наименования материалов в систему, связывая их с базовым наименованием, определенным технологом. Например, если поставщик называет материал «Ламинированная плита белая 16 мм», снабженец связывает это название с уже существующей позицией «ЛДСП 16 мм белый».
  3. Учет на складе. Независимо от того, под каким именем поступил материал от разных поставщиков, на складе он учитывается под единым наименованием. Это значительно упрощает процессы инвентаризации, анализа остатков и планирования.
  4. Контроль и мониторинг. Руководство и сотрудники могут в любой момент проверить актуальные остатки на складе по каждой позиции, не беспокоясь о дублировании.

Использование системы синонимов в ERP-Цеховик позволяет существенно упростить процесс управления складом, исключить дубли номенклатуры и избежать множества ошибок в учете материалов. Благодаря четкому распределению обязанностей между технологом и снабженцем, система работает эффективно, оптимизируя как закупки, так и складской учет.