Закупки на производстве отличаются от торговых тем, что покупают не товар на полку, а материалы и комплектующие под конкретные изделия и принятые заказы. Что и сколько брать, подсказывают техкарты и очередь заказов, а не прогноз продаж. Цена ошибки тоже другая: в торговле нехватка товара означает упущенную продажу, а на производстве встаёт участок и сдвигается срок у всех заказов, которые идут за ним.
Зачем производству управлять закупками
Управление закупками на производстве решает одну задачу: материал нужного качества должен лежать на складе к началу работ, по понятной цене и без лишних денег, замороженных в запасах. Из неё вытекают конкретные цели:
- цех не стоит из-за нехватки материала или комплектующих;
- склад не забит тем, что понадобится через полгода;
- закупочная цена известна заранее и заложена в себестоимость изделия;
- снабженец знает, что заказано, когда приедет и что уже оплачено.
Эти цели тянут в разные стороны. Большой запас спасает от простоев, но держит деньги на складе. Минимальный запас бережёт оборотные средства, зато любая задержка поставщика бьёт по цеху. План снабжения предприятия ищет баланс между ними для каждого материала отдельно.
Этапы процесса закупки на производстве
На производстве закупка начинается с заказа покупателя и техкарты, а снабженец подключается уже к готовой потребности. Типовая цепочка выглядит так:
- Потребность. По техкартам изделий и заказам в работе считают, какие материалы нужны и в каком количестве.
- Резерв и остатки. Из потребности вычитают свободный остаток на складе и то, что уже заказано у поставщиков. Материал под срочные заказы резервируют, чтобы его не забрали на другие.
- Заказ поставщику. На недостающее оформляют заказ: материал, количество, цена, склад и дата поставки.
- Счёт. Поставщик выставляет счёт, снабженец сверяет его с заказом и передаёт в бухгалтерию.
- Оплата. Бухгалтерия оплачивает счёт в срок, о котором договорились с поставщиком.
- Приёмка. Кладовщик сверяет поставку с накладной и заказом и приходует материал на склад.
- Входной контроль. Проверяют марку, размеры, сорт и комплектность. Брак возвращают поставщику до того, как он попадёт в цех.
В небольшом цехе часть шагов сливается: счёт оплачивают сразу, приёмку и контроль делает один человек. Порядок при этом остаётся тем же, а пропущенный шаг всплывает позже. Не сверили счёт с заказом, и переплатили. Не провели приёмку в учёте, и остатки разошлись с полками, а следующая закупка посчитана неправильно.
Как посчитать, сколько закупать
По нормам расхода и заказам
Основа расчёта лежит в техкартах, точнее в нормах расхода материалов. Потребность по заказу равна норме на одно изделие, умноженной на количество изделий. Потом её складывают по всем заказам периода. Для листовых материалов и ткани в норму закладывают отход на раскрой, иначе материала будет стабильно не хватать.
Сколько докупить, считают так:
К закупке = потребность по заказам + страховой запас − свободный остаток − уже заказано у поставщиков
Свободным считается остаток, который лежит на складе и не зарезервирован под другие заказы. «Уже заказано» означает материал, который поставщик ещё не привёз. Если забыть про эту часть, один и тот же материал закажут дважды.
Страховой запас и минимальный остаток
Материалы, которые идут почти в каждый заказ (крепёж, кромку, клей, расходники), удобнее держать в постоянном запасе, чем закупать под каждый заказ. Для них задают минимальный остаток: когда склад опускается ниже него, пора заказывать. Считают его от среднего расхода и срока поставки:
Минимальный остаток = средний дневной расход × срок поставки в днях + страховой запас
Страховой запас делают больше там, где поставщик часто срывает сроки или материал трудно быстро найти у другого. Дорогие материалы под конкретный заказ, например нестандартный профиль или ткань под модель, в запас обычно не берут и закупают по факту заказа. Как вести остатки и резервы, чтобы этим цифрам можно было верить, разобрано в статье «Складской учёт на производстве».
Как выбирать и оценивать поставщиков
Выбор поставщика для производства редко сводится к самой низкой цене. Обычно смотрят на несколько вещей:
| Критерий | Что проверить |
|---|---|
| Сроки | Привозит ли поставщик к обещанной дате и предупреждает ли о задержке |
| Качество | Совпадает ли материал с заказанным по марке, размерам и сорту, были ли возвраты |
| Условия оплаты | Предоплата или отсрочка, на сколько дней, есть ли скидка за объём |
| Наличие | Держит ли нужные позиции на складе или везёт их под заказ |
| Цена | Сколько стоил материал в прошлых поставках и как часто цена меняется |
Оценивать поставщиков лучше по фактам, а не по впечатлению. Достаточно по каждой поставке записывать плановую и фактическую дату, цену и замечания при приёмке. Через несколько месяцев по этим записям видно, кто надёжен, а на кого нельзя рассчитывать под срочный заказ.
На материалы, без которых встаёт цех, полезно держать второго поставщика, даже если основной устраивает. Искать замену в день, когда цех уже ждёт материал, поздно.
Контроль закупочных цен и себестоимость
В изделиях, где материалы занимают заметную часть себестоимости, рост закупочной цены сразу съедает маржу. Если цену в расчёте изделия обновляют раз в полгода, производство может долго продавать изделия дешевле, чем они обходятся.
Держать цены под контролем помогают простые вещи:
- журнал закупочных цен по каждому материалу: дата, поставщик, цена;
- сверка счёта поставщика с ценой в заказе до оплаты;
- порог изменения цены: если новая цена выше прошлой больше чем на заданный процент, руководитель узнаёт об этом сразу, а не при закрытии месяца;
- пересчёт себестоимости после каждой новой цены.
Как закупочные цены попадают в себестоимость изделия, разобрано в статье «Себестоимость готовой продукции».
Кто отвечает за закупки
Снабжение производства затрагивает четыре роли, и сбой у любой из них рвёт цепочку.
| Роль | За что отвечает |
|---|---|
| Технолог | Техкарты и нормы расхода, по которым считается потребность |
| Снабженец | Расчёт потребности, выбор поставщика, заказ, контроль сроков поставки |
| Склад | Приёмка, входной контроль, точные остатки и резерв |
| Бухгалтерия | Сверка и оплата счетов, документы поставки |
Часто закупки держатся на одном снабженце, который помнит, что заказано и у кого. Пока он на месте, всё работает. В отпуске или после увольнения эти знания уходят вместе с ним, поэтому заказы, сроки и цены стоит вести в общей системе, а не в личной переписке.
Частые ошибки в закупках на производстве
- Закупка «на глаз». Количество берут по памяти или «как в прошлый раз», без расчёта по техкартам. В итоге одного материала избыток, другого не хватает.
- Нехватка выясняется в цеху. О том, что материала нет, узнают, когда заказ уже пришёл на участок. Проверять, хватает ли материала, нужно до запуска заказа.
- Склад и производство живут отдельно. Расход в цеху не попадает в остатки, и снабженец закупает по цифрам, которые не совпадают с полками.
- Не учитывают то, что уже в пути. Материал заказан, но в расчёте его нет, и его заказывают повторно.
- Цену проверяют после оплаты. Счёт оплачен по новой цене, а в себестоимости изделия осталась старая.
- Приёмка без сверки. Недопоставку или пересорт замечают в цеху, когда возвращать уже поздно.
Если материалы у вас заканчиваются неожиданно, причины и способы это исправить собраны на странице «Материалы заканчиваются внезапно».
Управление закупками в Цеховике
В Цеховике потребность в материалах считается по техкартам и заказам в производство: снабженец видит, сколько нужно, сколько свободно на складе, сколько в ожидании от поставщиков и сколько осталось докупить. Из карточки заказа можно сразу создать заказ поставщику на недостающее количество, а на вкладке «Выбрать поставщика» видно, кто уже возил этот материал и по какой цене. Стандартная схема выглядит так: заказ поставщику, счёт поставщика, приёмка из счёта. Приёмку можно сделать и прямо из заказа поставщику (данные подставятся, останется проверить и провести) или оформить отдельно, без заказа и счёта.
Приёмка обновляет остатки и закупочную цену материала, а себестоимость изделий считается по закупочным ценам методом FIFO. Порог, после которого приходит уведомление о росте закупочной цены, задаётся в разделе «Настройки → Снабжение». Подробнее о системе на страницах «Управление закупками» и «Склад и снабжение», пошаговые инструкции в базе знаний: «Как устроен модуль снабжения», «Заказ поставщику» и «Проверка изменения закупочной цены на материал».
