В системе ERP Цеховик предусмотрены 2 схемы снабжения: полная и упрощенная. Выбор зависит от того, насколько детально вы хотите отслеживать процесс закупки.
Полная схема снабжения
Полная схема включает в себя 4 документа:
- Заказ поставщику
- Счёт к заказу поставщика
- Исходящий платёж
- Приемка
Эта схема подходит, если вы хотите вести учёт всех этапов закупки: от заявки до оплаты и прихода на склад.
Упрощённая схема снабжения
Упрощённая схема включает только 2 документа:
- Заказ поставщику
- Приемка
Эта схема подойдёт, если вам важно только зафиксировать факт закупки и поступления товара без промежуточных шагов.
Назначение каждого документа
1. Заказ поставщику
Это основная заявка на закупку. По заказам снабженец контролирует весь процесс закупки.
В заказе фиксируется, что и в каком количестве мы ожидаем от поставщика. В системе этот объём отображается в колонке «Ожидание» — она показывает, сколько товара ещё не поступило, но уже заказано.
Снабжение → анализ остатков, или
Склад → анализ остатков
2. Счёт поставщика
Этот документ не обязателен, его можно использовать при необходимости.
Создаётся, если поставщик прислал счёт по заказу. В счёте можно указать актуальные данные и цены.
Счёт помогает наладить взаимодействие между снабженцем и бухгалтером:
- Бухгалтер видит свои счета, переданные на оплату от снабженца.
- Снабженец видит, какие заказы уже оплачены, а какие — нет.
3. Исходящий платёж
Исходящий платеж фиксирует факт оплаты счёта. Обычно создаётся бухгалтером, например на основании счёта поставщика.
4. Приемка
Документ приемки создаётся на основании:
- либо заказа поставщику (если схема упрощённая),
- либо счёта (если схема полная).
Все данные автоматически переносятся из предыдущих документов. Кладовщик только сверяет информацию с накладной.
После создания приемки в системе обновляются складские остатки, которые можно проверить по пути Склад → анализ остатков.
Если вы только начинаете работать с системой, рекомендуем начать с упрощённой схемы. Позже, при необходимости, можно перейти на полную — она даёт больше контроля и прозрачности.