Порядок в оплатах клиентов: опыт мебельного производства

О компании

Мебельное предприятие из Москвы, около 70 сотрудников. Ежедневно приходится работать с большим количеством клиентских заказов, предоплат и доплат, поэтому корректный финансовый учёт напрямую влияет на сроки отгрузок и стабильность работы производства.

Ситуация

Менеджеры фиксировали платежи вручную — в Excel, чатах и внутренней переписке. Из-за этого платежи путались, а некоторые предоплаты не совпадали с заказами. Бухгалтеру приходилось повторно проверять все данные перед отгрузкой, тратя по нескольку часов.

Задача

— Централизовать контроль оплат по всем клиентским заказам.

— Исключить ошибки и потери информации между бухгалтерией и производством.

— Упростить работу менеджеров и бухгалтерии.

Решение

1. Фиксация входящих платежей

Каждый платёж теперь привязывается к конкретному клиентскому заказу (КЗ). Это исключает ситуации, когда оплата теряется или висит «без привязки».

Как добавить входящий платёж

2. Внесение предоплат и частичных оплат

Система позволяет фиксировать как полные платежи, так и частичные — авансы, доплаты, постоплаты. Все они автоматически отражаются в карточке КЗ и учитываются в расчётах.

Как отразить предоплату по заказам

3. Контроль задолженности

Менеджеры и бухгалтер видят статус оплаты по каждому заказу: ожидает оплаты, оплачен, частично оплачен. Это помогает вовремя напоминать клиентам о сроках доплаты и планировать отгрузки.

Счета покупателей

Результаты

— Ошибки в учёте платежей сократились до нуля: каждый платёж закреплён за своим заказом.

— Время проверки оплат уменьшилось с 3 часов до 30 минут.

— Отгрузки проходят быстрее, потому что бухгалтерия не тратит время на поиски «потерянных» платежей.

— Менеджерам больше не нужно вести Excel-таблицы и перепроверять клиентов вручную.

Итог внедрения

ERP Цеховик соединил производственный и финансовый учёт, убрав риск «потерянных» платежей.