Вы заходите в цех и спрашиваете, когда будет готов заказ. Мастер отвечает «к пятнице, если привезут фурнитуру». Снабженец говорит, что фурнитура приедет в среду, но про этот заказ он слышит впервые. Менеджер уже пообещал клиенту четверг.
Каждый из них по-своему прав. У каждого своя версия заказа: таблица, чат, блокнот или память. ERP нужна, чтобы версия была одна.
ERP простыми словами
ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning, по-русски «планирование ресурсов предприятия». Название мало что объясняет, поэтому лучше посмотреть на устройство.
ERP-система хранит в одной базе всё о работе компании: заказы и клиентов, материалы на складе, техкарты, операции в цехе, платежи. Менеджер завёл заказ, и его сразу видит технолог. Снабженец видит, каких материалов на него не хватает. Мастер видит, что пора ставить в работу. Переписывать данные из одного файла в другой больше никому не надо.
На вопрос «как у нас дела» теперь можно получить ответ без обхода сотрудников.
Как заказ живёт без единой системы
Возьмём условный пример: мебельный цех делает кухню на заказ.
Менеджер записывает заказ в Excel и пишет технологу в мессенджер. Технолог считает материалы в своём файле и пересылает список снабженцу. Снабженец сверяется с остатками, которые ведёт кладовщик, и звонит поставщику. Мастер получает распечатку и отмечает ход работ у себя. Бухгалтер в конце месяца собирает выработку рабочих из журналов и считает зарплату.
Пока заказов немного, такая схема работает: все сидят рядом и всё держат в голове. По мере роста начинаются знакомые вещи:
- клиенту называют срок, не глядя на загрузку цеха;
- материал докупают срочно и дороже, потому что о нехватке узнали за день до раскроя;
- цена заказа считалась по старым закупочным ценам, и прибыль оказалась меньше ожидаемой;
- рабочий спорит о зарплате, и проверить его можно только по журналу.
Ни одна из этих проблем не связана с плохими сотрудниками. Просто данные разошлись, и у каждого в руках своя копия.
Какие вопросы собственника закрывает ERP
Вот четыре вопроса, которые вы наверняка задаёте каждую неделю. Ответы показаны на примере Цеховика, логика у производственных ERP похожая.
Когда будет готов заказ?
Система знает нормы времени на операции, расписание участков и очередь на них. По этим данным она считает дату выхода заказа и заранее показывает те, что не успевают к сроку. Менеджеру не надо идти в цех с вопросом.
Сколько мы заработали на этом заказе?
В техкарте изделия заданы материалы с нормами расхода и операции с расценками, из них складывается плановая себестоимость. Дальше система показывает факт: что списано, что ушло в брак, какие работы выполнены и какие расходы добавились. План и факт лежат в самом заказе, поэтому прибыль не приходится восстанавливать в конце месяца. Устройство расчёта описано на странице «Техкарты и себестоимость».
Что нужно докупить?
Заказ, переданный в производство, резервирует материалы. Система видит остатки, резервы и то, что уже едет от поставщиков, и считает, сколько надо закупить. Снабженец видит, чего не хватает, и может не покупать про запас, а нехватка становится заметна до того, как цех встанет.
Сколько платить рабочим?
Этот ответ касается сдельной оплаты. Рабочий отмечает выполненную операцию в приложении на телефоне, и начисление считается по расценке из техкарты. Журналы переписывать не нужно, а при споре можно открыть операции и расценки, из которых сложилась сумма. Схема расчёта описана на странице «Зарплата и финансы».
Чем ERP отличается от Excel, 1С и CRM
Какие-то программы у вас наверняка уже есть, поэтому вопрос закономерный: зачем ещё одна?
Excel удобен для расчётов одного человека. Сложности начинаются, когда с таблицей работают несколько сотрудников: файлы расходятся, формулы ломаются, история изменений теряется. Мы сравнили их по задачам на странице «Цеховик или Excel».
Бухгалтерская программа отвечает за учёт для налоговой и отчётности. Что сейчас происходит в цехе и сколько принёс конкретный заказ, она без доработок обычно не показывает. Поэтому часто работают в связке: производство ведут в ERP, а бухгалтерия остаётся в 1С. О разнице подробнее в сравнении «Цеховик или 1С».
CRM ведёт клиента и сделку. Она хорошо знает, кому и когда перезвонить, но ей неизвестно, хватит ли материала и успеет ли цех. В ERP для производства заказ продолжает жить после продажи.
Встречаются ещё аббревиатуры MES, WMS и SCADA. Они означают более узкие системы для цеха, склада и управления оборудованием. Разбираем их в отдельной статье: «ERP, MES, WMS, SCADA: в чём разница».
Когда ERP нужна, а когда рано
Если вы работаете вдвоём-втроём, делаете несколько заказов в месяц и всё держите в голове, спешить некуда. Таблицы в таком режиме вполне справляются.
Присмотреться к ERP стоит, когда вы узнаёте себя в нескольких пунктах:
- на вопрос о статусе заказа приходится обзванивать людей;
- прибыль по заказу вы узнаёте в конце месяца или не узнаёте вовсе;
- работа останавливается, когда в отпуске сотрудник, у которого «всё в голове»;
- споры о зарплате и выработке повторяются из месяца в месяц;
- склад по таблице и склад на полках показывают разное.
Остальные признаки собраны в статье «10 признаков, что вашему производству нужна ERP».
Чего ERP не сделает за вас
Система показывает то, что в неё внесли. Если рабочие не отмечают операции, а кладовщик не проводит приёмку, отчёты будут красивыми и бесполезными.
Норм она тоже не придумает. Себестоимость получится настолько точной, насколько точны техкарты, а их кто-то у вас должен составить и поддерживать.
И порядок в процессах она сама не наведёт. Когда в компании никто не решил, кто отвечает за запуск заказа, эта неясность просто переедет в программу. О том, что обычно мешает, мы написали отдельно: «Сложности при внедрении ERP».
С чего начать
Выберите одну боль, которая стоит вам дороже всего: сорванные сроки, неизвестная прибыль, простои из-за материалов или споры о зарплате. С неё и начинайте знакомство с системой, смотрите, как она решает именно эту задачу.
Затем проведите через систему один настоящий заказ целиком: заявка, материалы, цех, отгрузка. За этот прогон станет ясно, где не хватает данных, какие шаги непривычны команде и что придётся поменять в работе.
В Цеховике для этого есть 30 дней полного доступа ко всем модулям и бесплатный тариф для одного пользователя. Как проходит запуск и кто может с ним помочь, описано на странице «Внедрение». А если хотите сначала посмотреть систему на примере мебельного производства, запишитесь на демонстрацию.
