Сначала снабженец создаёт счёт: формирует документ на основе заказа, указывает дату оплаты, прикрепляет оригинал счёта от поставщика и сохраняет. Статус должен быть: «Согласован. Ожидает оплаты».
Подробнее см. статью: Счёт поставщика
После того как вы оформили счёт для поставщика, следующий шаг — передать его в бухгалтерию. Обычно счёт оплачивает бухгалтер или финансовый менеджер. Чтобы он мог это сделать, у него должен быть доступ к разделу «Счета поставщиков» в ERP Цеховик.
Подробнее см.: Как настраивать роль сотрудника?
После этого в процесс включается бухгалтер. Он открывает документ, проверяет данные, и после оплаты меняет статус на «Оплачен». Далее он добавляет исходящий платёж — в системе всё уже заполнено, остаётся только выбрать статью расхода (например, «Закупка материалов») и сохранить документ.
Затем можно нажать «Назад» и вернуться в карточку счёта. Во вкладке «Связанные документы» вы увидите всю цепочку:
Заказ покупателя → Заказ поставщику → Счёт поставщика → Исходящий платеж
Если вы работаете без отдельного документа для бухгалтера, можно сразу после оформления заказа сделать приёмку, когда товар поступит на склад.
Но в этом примере мы рассмотрели полный процесс, как он должен быть выстроен в идеале — с оформлением счёта и проведением оплаты.
После того, как товар поступил на склад, мы переходим на этап приемки.