Этапы производства в ERP Цеховик

В этой статье один заказ проходит весь путь в Цеховике: от заявки покупателя в CRM до отгрузки. Пример — мебельное производство под заказ: шкаф для частного покупателя, участки заведены под конкретных людей. К каждому этапу есть видео на YouTube, ссылка стоит в конце раздела.

Если вы только начинаете, сначала пройдите «Быстрый старт»: там те же шаги разобраны подробнее на примере кухни. Сокращения КЗ, ПЗ, СГПП и другие объяснены в словаре терминов.

Содержание:

• Путь заказа коротко
• Этап 1. Настраиваем аккаунт
• Этап 2. Заводим заказ покупателя
• Этап 3. Создаём изделие и загружаем смету
• Этап 4. Снабжаем заказ материалами
• Этап 5. Производство
• Этап 6. Отгрузка покупателю
• Что дальше

Путь заказа коротко

В работе два документа. Клиентский заказ (КЗ), он же заказ покупателя, ведёт менеджер в CRM. Производственный заказ (ПЗ) — задание цеху на изготовление изделия, его создают из КЗ.

1. КЗ: «Новая заявка» → «Просчет» (технолог готовит изделие и смету) → «Закупка материалов». Статусы КЗ каждое производство настраивает под себя, это статусы из нашего примера. В «Быстром старте» набор другой: «Новая заявка» → «Просчет» → … → «Снабжение» → «Производство» → «Доставка» → «Успешно реализовано».
2. Из КЗ создаётся ПЗ.
3. ПЗ: «Новый» → «В производстве» → статусы этапов (в примере «Столярка», «Шлифовка 1», «ОТК1» и дальше) → «Изготовлен» → «Принят СГПП» → «Выполнен».
   • Статусы этапов меняются сами, когда операторы выполняют операции в приложении.
   • «Изготовлен» ставится сам после последней операции.
   • «Принят СГПП» ставится сам, когда все изделия ПЗ приняты на склад готовой продукции. Приёмка на СГПП не обязательна.
   • «Выполнен» ставит руководитель производства вручную. После этого начисленная операторам сдельная оплата становится «Заработано».
4. Отгрузка покупателю создаётся из КЗ. После отгрузки и оплаты КЗ переводят в итоговый статус.

Этап 1. Настраиваем аккаунт

Внешний вид

В Мои настройки → Внешний вид рекомендуем выбрать компактную тему с верхним меню: так в таблицах помещается больше данных. Подробнее — в статье «Настройка внешнего вида».

Справочники

Порядок заполнения справочников — в шаге 2 «Быстрого старта» и в чек-листе «Справочники: что заполнить перед первым заказом». В нашем примере заполнено так:

• Справочники → Операции — все операции, которые есть на производстве. Подробнее — в статье «Операции».
• Справочники → Цеха и Справочники → Участки — цехи и участки внутри них.
• Справочники → Материалы — базовые материалы, которые появились при регистрации. На них не обращаем внимания: свои материалы загрузим из сметы на этапе 3.
• Справочники → Детали — не используем: это пример производства на заказ, а не серийного.
• Справочники → Изделия — несколько тестовых изделий.
• Справочники → Сотрудники — сотрудники под каждую задачу. Каждому назначена роль: оператор, администратор и другие. Роль определяет, какие разделы и действия доступны сотруднику. Подробнее — в статьях «Сотрудники» и «Роли».
• Справочники → Цены — две цены: отпускная цена и себестоимость. Обе видны в заказе покупателя. Подробнее — в статье «Цены».
• Справочники → Склады — два склада: склад сырья и склад готовой продукции.

Один участок — один оператор

В примере участки заведены под конкретных людей: «Столяр 1», «Столяр 2», «Столяр 3» и так далее. Назначить этап участку здесь значит поставить его в очередь конкретному работнику.

Мы рассматриваем пример, когда участки подготовлены под конкретных людей. Один участок — один оператор. Например, Маляр 1 берёт заказ на своём участке, Маляр 2 берёт уже другой заказ на своём участке. Здесь нет отдельного участка распила ЛДСП, где работают разные люди в составе бригад, — это свойственно серийному производству. У нас производство под заказ, и мы создали участки под людей. Этот вариант удобный и понятный для малых производств с небольшим числом работников.
Евгения, интегратор ERP Цеховик

Так структура выглядит в Производство → Панель производства, режим «Тех. карты»: участки идут один за другим в заданном порядке.

Один человек может работать на нескольких участках. Например, шлифовщик выполняет шлифовку в столярке и проверку на участке ОТК1 (ОТК — отдел технического контроля). Если ему открыт доступ к обоим участкам, в мобильном приложении он сам переключается между ними: выбирает участок и видит список работ по нему. Как завести участок, описано в статье «Участки».

Настройки

Общие настройки аккаунта подробно описаны в статье «Базовые настройки программы». В примере сделано так:

• Настройки → Заказы в производстве. В поле «Статусы заказов в производстве» выбраны «В производстве» и статусы этапов. Эти статусы нужны для отчётов, поэтому поле обязательно.
• Галочка «Создавать транзакции списаний со склада в момент начала работ по техкарте» снята. Значит, материалы спишутся, когда работы по техкарте будут завершены.
• Галочка «Распределять этапы по участкам при установке статуса заказа ‘В Производстве’» тоже снята. Значит, когда заказ уйдёт в производство, этапы не разойдутся по участкам сами: какому оператору какой этап, решаем вручную на этапе 5.
• Настройки → Оператор. Включена галочка «Показывать заработок в приложении»: операторы видят свою сдельную оплату в разделе «Мой заработок».
• Настройки → СГПП оставлены по умолчанию. Приёмка на СГПП (склад готовой продукции производства) не обязательна, но без неё остатки готовой продукции на складе не меняются. Для полноценного учёта и списания изделий при отгрузке приёмку лучше проводить, об этом — на этапе 5.
• Штрихкоды не используем: они нужны в основном серийному производству.
• Сценарии автоматизации пока не настраиваем, их удобно добавить в конце, когда процесс уже работает.

Видео к этапу: Смотреть видео

Этап 2. Заводим заказ покупателя

Где создать заказ

Заказ создают в модуле CRM одним из двух способов:

• CRM → Заказы покупателей → «Добавить» — таблица для менеджеров по продажам, её можно подробнее настроить;
• CRM → Сводная таблица заказов → «Добавить» — здесь рядом видно, как заказ обеспечен материалами и как идёт производство.

Результат одинаковый, выбирайте, где удобнее. Столбцы и их ширину в таблице можно настроить кнопкой с шестерёнкой, подробнее — в статье «Настройка внешнего вида таблиц».

Заполняем карточку заказа

Откройте CRM → Заказы покупателей и нажмите «Добавить». Обязательные поля отмечены звёздочкой: «Статус», «Контрагент (покупатель)», «Юр.лицо», «Склад отгрузки». Если нужного значения ещё нет в программе, добавьте его кнопкой «+» справа от поля, не закрывая заказ.

В примере заполнено так:

1. Статус — «Новая заявка».
2. Контрагент (покупатель) — новый покупатель, в контакте — номер телефона.
3. Тип доставки и Адрес, если уже известны.
4. Проект — для классификации заказов. Шифр лучше составлять по одной схеме для всех заказов, в примере — «КЗ 0001-06-24». Подробнее — в статье «Проекты».
5. Канал продаж — например, сайт или маркетплейс.
6. Плановая дата — дата по договору, 10.06.2024. Даты доставки и монтажа пока неизвестны.
7. Комментарий — «Шкаф (Модель 2)»: в заказе будет одно изделие.

Сохраните заказ. Состав пока пустой.

Подробнее о создании заказа — в шаге 3 «Быстрого старта».

Передаём заказ технологу

Новый заказ появился в таблице. Ставим ему статус «Просчет»: теперь ждём от технолога спецификацию на материалы и операции.

В примере изделие заводим сами по данным технолога. Можно иначе: завести технолога как сотрудника, дать ему свою роль и статусы и настроить сценарий. Тогда, как только у заказа появится статус «Просчет», технолог получит уведомление и сам заведёт изделие. Как это настроить, описано в статье «Работа технолога» и в шаге 4 «Быстрого старта».

Видео к этапу: Смотреть видео

Этап 3. Создаём изделие и загружаем смету

Технолог прислал данные по шкафу: раскрой, чертежи и смету — файл XLS с материалами и операциями, из которого загружают техкарту изделия. Техкарта — это состав изделия: материалы и операции с нормами.

Скачиваем шаблон для импорта

Шаблон скачивается из карточки любого сохранённого изделия в заказе: кнопка импорта есть только у сохранённого изделия.

1. Откройте заказ покупателя и карточку изделия в его составе.
2. На вкладке «Состав» нажмите «Импортировать смету (материалы и/или операции)».
3. Внизу окна нажмите «Скачать пример файла».

Заполняем шаблон

В примере смета выгружена из БАЗИС-Мебельщика: в ней материалы с закупочной ценой, количеством на изделие и единицами измерения, а также рассчитанные работы. Названия работ совпадают с операциями в справочнике, у каждой есть количество, цена за единицу и общая стоимость.

1. На лист «Материалы» скопируйте данные по столбцам. Жёлтым отмечены обязательные столбцы: наименование материала, артикул, единица измерения и количество. Закупочную цену тоже можно перенести.
2. В столбце «Группы» укажите папку справочника материалов, куда лягут новые материалы. В примере — корневая папка «Материалы». Разложить материалы по папкам можно позже.
3. На лист «Операции» скопируйте все операции из сметы.
4. Сохраните файл.

Операции и материалы сопоставляются со справочником по точному названию. Если в файле опечатка, система создаст новую запись. Новая операция появится без участка и статусов: её нужно прикрепить к участку или поправить название в файле и загрузить смету заново. Участки импорт не создаёт, их заводят заранее. Требования к файлу — в статье «Импорт сметы в изделие».

Создаём изделие в заказе

1. Откройте заказ и нажмите «Создать новый товар» → «Изделие».
2. Впишите наименование и обязательно выберите группу. В примере — корневая группа изделий.
3. Сохраните изделие, пока пустое.
4. В строке изделия в заказе поставьте количество 1 и отпускную цену для покупателя. Сохраните заказ.
5. Прикрепите к заказу файлы от технолога: на вкладке «Файлы» перетащите их в окно или загрузите с компьютера и нажмите «Сохранить». Файлы можно скачать, удалить, а PDF — открыть прямо в браузере. Подробнее — в статье «Прикрепление файлов к заказу».

Импортируем смету в изделие

1. Откройте изделие в заказе.
2. На вкладке «Состав» нажмите «Импортировать смету» и выберите заполненный файл.
3. Дождитесь загрузки. Материалы, которых не было в справочнике, создадутся и добавятся в состав. Уже заведённые просто добавятся в состав. С операциями так же.
4. Проверьте вкладки «Состав» и «Операции» в карточке изделия и сверьте суммы со сметой технолога.
5. Сохраните и закройте изделие, затем заказ.

Себестоимость и отпускная цена

Откройте заказ снова. В строке изделия видна себестоимость: система посчитала её по материалам и операциям из состава. Там же видна цена материалов и цена работ.

Отпускная цена тоже сформировалась сама, по формуле из Справочники → Цены. В примере формула такая: (материалы + работы) × 4. Можно поставить и свою цену: в поле цены выберите «Ввести свою цену» и сохраните заказ. Сумма заказа изменится. Подробнее — в статьях «Цены» и «Как установить отпускную цену на изделие».

Изделие готово к производству. Сначала проверим, хватает ли материалов: это вкладка «Материалы» и следующий этап.

Видео к этапу: Смотреть видео

Этап 4. Снабжаем заказ материалами

Вкладка «Материалы»

Поставьте заказу статус «Закупка материалов», откройте его и перейдите на вкладку «Материалы». По каждому материалу видно:

• сколько нужно на заказ;
• сколько уже заказано у поставщиков;
• сколько уже принято на склад;
• цену за единицу и сумму — они подтянулись из сметы при импорте.

По мере закупок закупочные цены обновляются, и себестоимость изделия пересчитывается без ручной правки. Если цена материала резко изменится, система может прислать уведомление, подробнее — в статье «Проверка изменения закупочной цены на материал».

В примере доступный остаток по всем материалам равен 0, значит, всё нужно закупить.

Заказ поставщику

1. На вкладке «Материалы» отметьте позиции, которые закупаете у одного поставщика, например заглушки.
2. Внизу нажмите «Массовые действия» → «Создать заказ поставщику с учетом доступного количества».
3. В новом документе поставьте статус «Отправлен запрос поставщику».
4. Выберите поставщика. Если материал уже закупали, на вкладке «Выбрать поставщика» будет список поставщиков с последними ценами и датами приёмок. Заглушки закупаем впервые, поэтому выбираем поставщика в поле «Поставщик» или добавляем нового кнопкой «+».
5. Укажите плановую дату приёмки и, желательно, тип оплаты. Комментарий заполнится сам: в нём будет номер заказа покупателя.
6. Заполните таблицу состава (ниже) и сохраните заказ.

Как заполнить таблицу:

• Количество подставляется под заказ, его можно изменить.
• Наименование поставщика — название материала в документах поставщика, например в его счёте. Свою номенклатуру ведите строго по спецификациям технолога, тогда в справочнике не будет дублей. Названия поставщика система запоминает и в следующий раз предложит в списке.
• Кол-во поставщика — по счёту поставщика. Если поставщик продаёт в других единицах, пересчитайте. Например, вы считаете в штуках, а он продаёт упаковками: впишите, сколько упаковок.
• Цена поставщика — цена за единицу поставщика.

После сохранения откроется таблица «Заказы поставщикам»: по каждому заказу видны счета, оплаты и другие данные. На вкладке «Связанные документы» заказа видна цепочка: заказ покупателя → заказ поставщику. Подробнее — в статье «Заказ поставщику».

Счёт поставщика и оплата

1. Из заказа поставщику создайте счёт поставщика. Таблица из заказа подтянется в счёт.
2. Поставьте статус «Согласован. Ожидает оплаты» и плановую дату оплаты.
3. На вкладке «Файлы» прикрепите счёт от поставщика и сохраните документ.
4. Бухгалтер, у которого есть доступ к разделу, открывает счёт, ставит статус «Оплачен» и добавляет исходящий платёж. Данные в платеже уже заполнены, нужно выбрать статью расхода «Закупка материалов» и сохранить.

На вкладке «Связанные документы» счёта видна цепочка: заказ, счёт, оплата. Подробнее — в статьях «Счёт поставщика» и «Работа бухгалтера: оплата счетов поставщику».

Приёмка

Когда материал привезли, проведите приёмку — после неё обновятся остатки на складе.

1. В счёте нажмите «Добавить» → «Приемка».
2. Поставьте статус «Принято», проверьте количество и суммы.
3. Сохраните документ.

Остатки на складе изменятся. В заказе покупателя на вкладке «Материалы» принятые материалы будут видны в наличии.

Так по каждому поставщику складывается цепочка: заказ поставщику → счёт поставщика → исходящий платёж → приёмка. Подробнее — в статье «Приемка товара на склад».

Варианты попроще

Ни один документ цепочки не обязателен. Если нет отдельного снабженца, бухгалтера или приёмщика, начните с простого:

• Заказ поставщику → приёмка, без счёта и платежа: приёмку можно создать прямо из заказа поставщику, данные заполнятся сами, останется проверить и провести.
• Приёмка без заказа и счёта, если материал привезли без заказа.
• Оприходование прямо из заказа покупателя: на вкладке «Материалы» отметьте все позиции и выберите «Массовые действия» → создать оприходование. Остатки сразу изменятся. Подробнее — в статье «Оприходования».

Полная цепочка документов самая надёжная и помогает избежать ошибок в снабжении. Все три способа приёмки разобраны в шаге 5 «Быстрого старта», общая схема — в статье «Как устроен модуль снабжения».

Видео к этапу: Смотреть видео

Этап 5. Производство

Снабжение можно не завершать полностью: даже если каких-то материалов не хватает, программа не запрещает начать производство.

Запускаем производственный заказ

1. Откройте заказ покупателя, выделите строку с изделием и нажмите «Создать заказы в производство».
2. Перейдите в Производство → Все заказы. Там появился ПЗ на шкаф со статусом «Новый». Пока он не принят в работу, на участках по нему ничего нет.
3. Руководитель производства принимает ПЗ в работу: меняет статус на «В производстве».

Дальше статусы меняются сами: операторы отмечают операции в мобильном приложении, и ПЗ получает статус текущего этапа. После последней операции ПЗ получает статус «Изготовлен»: заказ прошёл все участки. Как статусы связаны с операциями, описано в шаге 2 «Быстрого старта».

Распределяем этапы по участкам

Откройте Производство → Панель производства, режим «Тех. карты». Новый ПЗ появился в списке заказов слева, но без этапов на участках: в нашем примере автоматическое распределение выключено в настройках.

Нажмите на заказ — откроются его этапы. Дальше два варианта:

• По одному. Возьмите первый этап, «Столярку», и выберите один из трёх участков, например «Столяр 1». Так как участок заведён под конкретного человека, этап встаёт в очередь этому оператору.
• Все сразу. На карточке заказа нажмите кнопку со стрелкой вправо («Распределить этапы по участкам»): все этапы разойдутся по участкам по порядку. Кнопка со стрелкой влево возвращает этапы с участков обратно в заказ.

Руководитель производства может менять порядок заказов в очереди и переносить их между участками. Подробнее — в статье «Как устроена работа в панели производства».

Приложение оператора

Оператор видит список работ своего участка. Если в правах ему разрешено, он может перейти на другой свободный участок прямо в приложении, например на ОТК или шлифовку. Как оператор входит в приложение, описано в шаге 6 «Быстрого старта».

В карточке заказа есть кнопки «Подробно», «Взять в работу» и «Файлы». Через «Файлы» оператор открывает прикреплённые к заказу документы, например раскрой.

Когда оператор берёт операцию в работу, запускается отсчёт времени. Дальше он может:

• завершить операцию — полностью или частично;
• поставить операцию на паузу и выбрать причину из списка, который администратор заводит в справочнике «Причины пауз»;
• отметить брак.

Держать в работе несколько операций сразу оператор может, если это разрешено в настройках участка («Участки»). Полный сценарий смены — в статье «Работа с операциями в мобильном приложении».

Если оператор взял заказ по ошибке, вернуть его в очередь может бригадир или руководитель производства через панель производства.

Заработок оператора

Когда оператор завершает операцию, ему начисляются деньги по цене операции из техкарты изделия. В справочнике «Операции» задаётся только цена по умолчанию: она подставляется, когда операцию добавляют в изделие, а итоговая цена у каждого изделия своя. Начисление оператор видит в разделе «Мой заработок», если в настройках включён показ заработка.

Начисленная сумма становится «Заработано», когда ПЗ получает статус «Выполнен». Платить можно и по начисленному: многим удобно считать зарплату по факту выполнения операций. Подробнее — в шаге 8 «Быстрого старта» и в статье «Отчет по зарплате».

Завершаем этапы без оператора в приложении

Обычно операторы завершают этапы сами в приложении. Если они ещё не подключены, это может сделать администратор или руководитель производства, если у него есть такие права.

В панели производства. Перенесите этап на участок и нажмите «Завершить». На участке обязательно должен быть оператор: иначе некому начислить оплату. Если участок пустой, назначьте на него оператора — в режиме «Операторы» панели производства перенесите оператора на нужный участок. Оператор может и сам выбрать свободный участок в приложении.

В техкарте заказа. Нажмите на шестерёнку у заказа — откроется техкарта. В ней видны все операции, их статусы, участки, бригады, цены и начисленные суммы, всё это можно менять. Отметьте одну или несколько операций и выберите «Массовые действия» → «Завершить из очереди». На каждой операции должен быть назначен оператор. После каждого действия сохраняйте изменения.

Для старта проще всего работать в панели производства. Когда все этапы завершены, в режиме «Тех. карты» их уже нет. В Производство → Все заказы ПЗ получил статус «Изготовлен», этапы подсвечены зелёным, техкарта получила статус «завершена».

Проверяем списание материалов

Материалы списались со склада сами, в нашем примере — по завершении работ по техкарте. Проверить это можно в отчёте Склад → Обороты: дважды нажмите на строку материала из заказа, и внизу появятся документы — на каком основании, сколько, откуда и когда списан материал. Подробнее — в статье «Обороты».

Приёмка на СГПП и закрытие ПЗ

Изготовленное изделие можно принять на склад готовой продукции документом «Приёмка на СГПП». Приёмка не обязательна, но без неё остатки готовой продукции не меняются и изделие нечего будет списать при отгрузке. После приёмки всех изделий ПЗ сам получит статус «Принят СГПП». Как провести приёмку, показано в шаге 6 «Быстрого старта» и в статье «СГПП».

Когда все работы по ПЗ закончены, руководитель производства вручную ставит статус «Выполнен». Это окончательно закрывает производственный заказ. В CRM видно, что заказ изготовлен, осталось отправить его покупателю.

Видео к этапу: Смотреть видео

Этап 6. Отгрузка покупателю

1. Откройте заказ покупателя и перейдите на вкладку «Связанные документы».
2. Нажмите «Добавить» → «Отгрузка покупателю». Основные поля заполнятся сами.
3. Выберите статус отгрузки и, если нужно, тип оплаты.
4. Сохраните документ.

Отгрузка списывает изделие со склада готовой продукции. Если приёмку на СГПП не проводили, изделия в остатке не будет. Как принять доплату и закрыть заказ покупателя, описано в шаге 9 «Быстрого старта», о статусах отгрузки — в статье «Отгрузки покупателям».

Смену статуса КЗ после отгрузки можно автоматизировать сценарием.

Что дальше

Заказ прошёл весь путь от заявки до отгрузки. Дальше пригодятся отчёты: «Отчет по зарплате» для расчёта сдельной оплаты, «ОПИУ» для прибыли, «Обороты» для движения материалов.

Все видео по этапам собраны в плейлисте на YouTube.