В полной схеме закупки снабженец оформляет счёт поставщика, а оплачивает его бухгалтер или финансовый менеджер. Снабженец создаёт счёт на основе заказа поставщику, указывает плановую дату оплаты, прикрепляет оригинал счёта и ставит статус «Согласован. Ожидает оплаты». Как это сделать — в статье «Счёт поставщика».
Доступ для бухгалтера
Чтобы бухгалтер видел счета, в его роли должен быть открыт раздел «Счета поставщиков». Как настроить — в статье «Роли».
Как оплатить счёт
- Откройте Снабжение → Счета поставщиков и найдите счёт в статусе «Согласован. Ожидает оплаты».
- Откройте счёт, проверьте поставщика, состав и сумму.
- После оплаты в банке смените статус на «Оплачен». В списке статусов есть и «Частично оплачен».
- Перейдите на вкладку «Связанные документы», нажмите «Добавить» и выберите «Исходящий платёж».
- Откроется форма платежа: сумма, контрагент, проект и комментарий с номером счёта подставятся из счёта. Выберите счёт, с которого ушли деньги, проверьте статью расхода (например, «Закупка материалов») и нажмите «Сохранить».
Что значат остальные поля формы платежа, разобрано в статье «Как добавить исходящий платёж». Статья расхода определяет, в какую строку ОПИУ (отчёта о прибылях и убытках) и бюджета попадёт оплата.
Цепочка документов
Вернитесь в карточку счёта. На вкладке «Связанные документы» видна вся цепочка:
Заказ покупателя → Заказ поставщику → Счёт поставщика → Исходящий платёж
Упрощённая схема без счёта
Счёт поставщика не обязателен. Можно сразу после заказа поставщику оформить приёмку, когда материалы придут на склад, а оплату внести отдельным исходящим платежом в разделе Финансы → Операции.
Когда материалы поступят, переходите к приёмке товара на склад.