Отправка заказа поставщику

Когда заказ поставщику сформирован, его можно отправить поставщику письмом прямо из Цеховика. Для этого один раз подключите свою почту, а дальше каждый заказ отправляется из его карточки.

Шаг 1. Подключите свою почту к Цеховику

Письма уходят с вашего почтового ящика: можно завести отдельный ящик для заказов или использовать почту снабженца. Подключение настраивается один раз.

1. Откройте Настройки → Почта SMTP.
2. Заполните поля (звёздочкой отмечены обязательные):
   • Почта — адрес ящика, с которого будут уходить письма;
   • Пароль — пароль для входа в этот ящик из внешней программы (см. ниже про пароль приложения);
   • SMTP шифрование — выберите в списке, например SSL;
   • SMTP сервер — адрес сервера исходящей почты вашего почтового сервиса;
   • SMTP порт — номер порта;
   • Имя отправителя — как поставщик увидит отправителя в письме, например название вашей компании.
3. Нажмите «Проверить SMTP соединение».
4. Если всё верно, кнопка станет зелёной с надписью «Соединение SMTP успешно». Нажмите «Сохранить».

Почта на скриншоте — пример, подставьте свою.

Настройки для популярных почтовых сервисов

Порт и шифрование должны подходить друг к другу: с портом 465 обычно выбирают SSL. Если сервис рекомендует порт 587, выберите шифрование, которое указано в его справке. Точные значения смотрите по ссылкам.

Яндекс.Почта:

• SMTP-сервер: smtp.yandex.ru
• Порт: 465 (или 587)
• Шифрование: SSL (для порта 465)

Gmail:

• SMTP-сервер: smtp.gmail.com
• Порт: 465 или 587
• Шифрование: SSL (для порта 465)

Mail.ru:

• SMTP-сервер: smtp.mail.ru
• Порт: 465
• Шифрование: SSL

Пароль приложения

У многих почтовых сервисов для внешних программ нужен отдельный пароль приложения, а обычный пароль от ящика может не подойти. Проверьте в справке вашей почты, нужен ли он. Если нужен, создайте его по инструкции сервиса и вставьте в поле «Пароль».

Если система выдала ошибку

Ошибка «Не удалось соединиться с SMTP сервером» значит одно из двух:

1. Какие-то поля не заполнены или заполнены неверно: проверьте адрес сервера, порт, шифрование и пароль.
2. Почтовый сервис не разрешает подключение внешних программ. Например, в настройках Яндекс Почты нужно поставить галочку «Разрешить SMTP соединение». Где это включается в вашей почте, смотрите в её справке.

Шаг 2. Отправьте заказ поставщику

1. Откройте Снабжение → Заказы поставщикам и откройте карточку нужного заказа.
2. Нажмите кнопку с тремя точками в правом верхнем углу карточки.
3. В меню, в блоке «Отправить», выберите «Заказ поставщику». Откроется окно «Отправить заказ поставщику».
4. Заполните окно:
   • Email* — адрес поставщика. Подставляется сам, если почта указана в карточке поставщика («Контрагенты»); можно ввести вручную;
   • Шаблон файла — Excel-шаблон, по которому формируется файл заказа для поставщика. Выберите его из списка; шаблоны создаются на вкладке «Печать» (см. ниже);
   • Тема* — тема письма, например «Запрос на сырьё»;
   • Сообщение* — текст письма.
5. Нажмите «Сохранить» в окне. Письмо уйдёт поставщику, система покажет уведомление «Письмо поставщику отправлено».

Тема и текст сообщения запоминаются после первой отправки, в следующий раз их не придётся вводить заново.

Шаблон файла заказа

Шаблоны для заказа поставщику хранятся в карточке заказа на вкладке «Печать»:

1. Откройте любой заказ поставщику и перейдите на вкладку «Печать».
2. Нажмите «Создать новый шаблон» и загрузите Excel-файл.
3. Шаблон появится в таблице: его можно скачать, распечатать заказ в Excel или PDF.

Каким должен быть Excel-файл шаблона, описано в статье «Шаблоны документов».