Статья отвечает на вопрос «за что пришли или на что ушли деньги». Её выбирают в каждом платеже: поле «Статья» в форме входящего и исходящего платежа обязательное. По статьям строятся бюджет и ОПИУ — отчёт о прибылях и убытках. Если платёж разнесён не в ту статью, отчёты покажут неверную картину.
Как устроен справочник
Справочник открывается в разделе Справочники → Статьи операций. Статьи разделены на два столбца: статьи дохода и статьи расхода.
На скриншоте примеры статей:
- доходы — «Ввод денег в бизнес», «Кредит», «Продажа изделий на заказ», «Предоплата по заказу», «Оплата заказа»;
- расходы — «Аренда офиса», «Вывод денег из бизнеса», «Грузоперевозки», «Закупка оборудования», «Комиссия банка» и папки «Зарплата», «Налоги и взносы», «Офис».
Похожие статьи можно собрать в папку. Папка — это родительская статья, внутри неё лежат подстатьи. Нажмите на папку или на кнопку «+» справа, чтобы раскрыть её.
Как добавить статью
Нажмите «Добавить» над списком и заполните карточку.
Статью можно добавить и прямо из формы платежа: кнопка «+» рядом с полем «Статья». Подробнее — в статье «Как добавить исходящий платёж».
Как заполнить карточку статьи
- Наименование — понятное всем название: «Аренда цеха», «Закупка материалов», «Оплата заказа».
- Тип — обязательное поле, значение выбирается из списка.
- Тип деятельности — обязательное поле, значение выбирается из списка.
- Родительская статья — папка, в которую попадёт статья. Если оставить пустым, статья будет в общем списке.
- Комментарий — пояснение для коллег, например что именно относить к этой статье.
- Для учета вывода денег из бизнеса — галочка, о ней ниже.
Что такое тип деятельности
В управленческом учёте движение денег обычно делят на три вида деятельности:
- операционная — основная работа: оплата заказов покупателями, закупка материалов, зарплата, аренда, налоги;
- инвестиционная — покупка и продажа того, что служит долго: станки, оборудование, помещения;
- финансовая — кредиты и займы, их возврат, деньги, которые собственник вкладывает в бизнес или забирает из него.
Так деньги делятся в отчёте о движении денежных средств. Названия значений в списке «Тип деятельности» смотрите в самой форме.
Родительская статья
Если в поле «Родительская статья» выбрать статью, новая статья окажется внутри её папки. Кнопка «+» рядом с полем создаёт новую родительскую статью: откроется вторая такая же карточка поверх первой.
Вывод денег из бизнеса
Галочку «Для учета вывода денег из бизнеса» ставят у статьи расхода, по которой собственник забирает деньги из бизнеса себе: на личную карту, наличными. Такие платежи учитываются отдельно от расходов производства, и видно, сколько ушло на работу, а сколько забрал собственник.
Обратная операция — ввод денег в бизнес: собственник вкладывает в компанию свои деньги. Для неё в списке доходов есть статья «Ввод денег в бизнес». Оплаты от покупателей сюда не относятся: это выручка, для неё есть статьи «Предоплата по заказу», «Оплата заказа», «Продажа изделий на заказ».
Пример: как разнести типовые расходы
- Аренда цеха — своя статья расхода, например «Аренда цеха», рядом с «Арендой офиса».
- Оплата поставщику за ЛДСП и фурнитуру — «Закупка материалов».
- Зарплата рабочим — подстатья в папке «Зарплата». Сколько платить, показывает «Отчет по зарплате».
- Деньги, которые собственник взял себе, — статья с галочкой «Для учета вывода денег из бизнеса».
Пример условный: названия статей вы задаёте сами. Главное — одни и те же расходы всегда относить к одной статье, иначе сравнение месяцев в отчётах не сработает.