Исходящий платёж — это любые деньги, которые ушли из компании: оплата материалов поставщику, аренда, зарплата, налоги, доставка. Каждый платёж относится к статье расхода. По статьям потом строятся бюджет и ОПИУ — отчёт о прибылях и убытках, поэтому от того, как заполнен платёж, зависит, какую прибыль покажет отчёт.
Где добавить платёж
Откройте Финансы → Операции и нажмите «Исходящий платёж».
В этой же таблице видны все операции: дата, сумма (приход зелёным, расход красным), статья, проект, контрагент и счёт. Рядом — кнопки «Входящий платёж» и «Перевод».
Если вы оплачиваете счёт поставщика, платёж удобнее создать из карточки счёта: сумма, контрагент и проект подставятся сами. Как это сделать — в статье «Работа бухгалтера: оплата счетов поставщику».
Как заполнить форму
Обязательные поля отмечены звёздочкой:
- Сумма — сколько заплатили.
- Дата операции — когда деньги ушли со счёта или из кассы.
- Счёт — откуда списаны деньги: расчётный счёт ООО или ИП, касса. Счета заводят в справочнике «Счета».
- Статья — на что потрачены деньги, например «Закупка материалов», «Аренда офиса», «Грузоперевозки». Список берётся из справочника «Статьи операций».
Необязательные поля:
- Контрагент — кому заплатили. Справочник «Контрагенты».
- Проект — к какому направлению или договору относится расход. Заполняйте, если хотите видеть бюджет и ОПИУ по проектам. Подробнее — в статье «Проекты».
- Комментарий — любая пометка, например номер счёта поставщика.
Рядом с полями «Счёт», «Статья», «Контрагент» и «Проект» есть кнопка «+»: через неё можно добавить новую запись прямо из формы. Карандаш рядом открывает выбранную запись для правки.
После заполнения нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу.
Галочки «Учитывать в обязательствах» и «Начислять на другую дату»
Под комментарием две галочки:
- Учитывать в обязательствах — отмечает платёж как обязательство. При разбивке платежа эта отметка ставится для каждой строки отдельно, в столбце «Обязательство».
- Начислять на другую дату — для случая, когда дата начисления платежа отличается от даты операции. При разбивке дата начисления задаётся для каждой строки в столбце «Дата начисления». В отчёте о прибылях и убытках есть два метода расчёта, кассовый и метод начисления, — о них в статье «ОПИУ».
В примерах этой базы знаний — предоплата по заказу и оплата счёта поставщика — обе галочки сняты.
Если нужной статьи нет в списке
Нажмите «+» рядом с полем «Статья» и заполните карточку новой статьи.
- Наименование — как статья будет называться в списке.
- Тип и Тип деятельности — обязательные поля со списком значений.
- Родительская статья — папка, в которую попадёт статья, например «Зарплата» или «Налоги и взносы».
- Для учета вывода денег из бизнеса — галочка для статьи, по которой собственник забирает деньги из бизнеса себе.
Что выбирать в каждом поле, разобрано в статье «Статьи операций». Статьи лучше завести заранее, до первых платежей.
Как разбить платёж по статьям или проектам
Один платёж можно разложить на несколько частей. Это нужно, когда одной суммой оплачены разные расходы: например, часть перевозки относится к одному проекту, а часть к другому, или в одном счёте и материалы, и доставка.
- В форме платежа откройте вкладку «Разбить операцию» и нажмите «Разбить».
- В каждой строке укажите сумму, статью, проект, контрагента и дату начисления. При необходимости отметьте «Обязательство».
- Чтобы добавить ещё строку, нажмите «Разбить еще». Лишнюю строку удаляет красная кнопка с корзиной.
- Если разбивка не нужна, нажмите «Не разбивать».
На скриншоте платёж 1 600 ₽ за грузоперевозку разбит на две строки: 600 ₽ и 1 000 ₽. Это остаётся одним платежом со счёта, а в отчётах суммы учтутся по своим статьям и проектам.
Что дальше
- Оплата поставщику по счёту — «Работа бухгалтера: оплата счетов поставщику».
- Деньги от покупателя — «Как отразить предоплату по заказам?».
- Перевод между своими счетами, например снятие наличных в кассу, — «Перевод со счета на счет».
- Где увидеть итог — «ОПИУ» и «Бюджеты».